什么是数字文档管理系统（DMS）？

文档管理系统（DMS）是一种软件解决方案，旨在组织、管理、存储和跟踪纸质信息的电子文档（包括数字图像）。它有助于实体文件的数字化，使其可以以数字格式访问、搜索和管理。

扫描应用程序和文档管理系统 (DMS) 如何协同工作以改进工作流程？

扫描应用程序（如 Scan.Plus）可作为实体文档数字化的入口，而 DMS 则提供了组织、管理、保护和共享这些数字文档的框架。

数字文档管理涉及一系列流程和技术，旨在在整个生命周期内创建、存储、组织、管理和保护数字文档。以下是 Scan.Plus 如何增强和简化这些流程：

扫描纸质文件并将其数字化（实现无纸化）

Scan.Plus 使用先进的人工智能扫描技术将纸质文档转换为数字格式。通过高质量的图像捕捉和光学字符识别（OCR），Scan.Plus 可确保准确提取扫描文档中的文本，使其完全可搜索和编辑。这些文件以 PDF 等数字格式存储，确保可随时进行有效管理。

此外，如果用户需要签署电子文件，则无需打印。他们可以使用 Sign.Plus 等配备的应用程序在手机或台式机上完成整个过程，从而实现无缝、无纸化的文档管理和签署。这不仅节省了时间和资源，还提高了处理重要文件的便利性和安全性。

存储扫描文件

使用扫描应用程序将文档数字化后，可将其存储在应用程序中或传输到文档管理软件中。文档管理软件为这些数字文档提供了一个集中存储库，允许用户将它们整理成文件夹和类别。这种结构化的系统可以在需要时更方便地管理和检索文档。

如前所述，在扫描应用程序中保存所有文档也是可行的，Scan.Plus 应用程序就是如此。您可以根据类别对文档进行分类和过滤。这样，即使在没有互联网连接的情况下，也能简化从任何设备访问文档的过程。

安全与合规

文档管理系统 (DMS) 提供加密、访问控制和审计跟踪等增强的安全功能，保护扫描的文档免受未经授权的访问，并确保符合法规要求。扫描应用程序通常具有基本的安全功能，但当文档传输到 DMS 时，它们将受益于这些先进的安全措施。

关于 Scan.Plus，我们使用先进和强大的数据加密技术来保护您的机密信息。您的隐私是我们的首要任务，我们要确保数据完全加密，并保护您的敏感信息不被未经授权的访问。我们希望让您高枕无忧，因为我们知道您的扫描文档在安全的环境中受到保护。

在线共享文档和协作

扫描应用程序和 DMS 通常都支持文档共享。用户可以直接从扫描应用程序或通过 DMS 共享各种文件格式（如 PDF、JPEG）的文档。该功能可促进协作，使团队成员或外部人员能够无缝访问和处理文档。

Scan.Plus 允许用户直接通过电子邮件共享 PDF 文档。通过电子邮件集成，用户可以在 Scan.Plus 界面中扫描文档，将其转换为 PDF 文档，然后发送给收件人，甚至无需切换应用程序。

‍需要在 Dropbox 或 One Drive 等流行的云存储服务上共享文档？Scan.Plus 用户可以将扫描的 PDF 文档直接上传到他们的 Dropbox 账户，从而可以从任何设备访问这些文档。这种集成简化了文档共享，并确保文件安全地存储在云中。

扫描和共享文件

哪些行业最受益于文档管理系统和扫描解决方案？

医疗保健

医疗机构管理着大量的患者记录、病历和行政文件。通过扫描应用程序将患者记录数字化并存储在 DMS 中，医疗机构可以改善患者护理服务，确保符合HIPAA 等监管标准，并通过简化文档工作流程提高运营效率。

金融服务

会计在银行、保险和投资公司等金融服务领域发挥着至关重要的作用。这些机构需要处理各种财务文档，如资产负债表、损益表、税务申报和审计报告。通过使用扫描应用程序和文档管理系统 (DMS) 对财务文档进行数字化和管理，金融服务机构可以简化会计流程、提高财务报告的准确性并加强对监管标准的合规性。

除了使用扫描应用程序对这些文档进行数字化管理外，金融服务提供商还可以从我们免费赠送的会计合同模板中获益。该模板涵盖一系列财务协议，包括支付费用、税收、保密、工作所有权、保证和政府法律。通过利用该模板和数字化文档管理解决方案，金融机构可以简化合同创建流程，确保合法合规，并提高运营效率。

建筑

建筑公司需要处理与项目计划、蓝图、监管许可和合同协议相关的文档。除了使用扫描应用程序和文档管理系统（DMS）对这些文档进行数字化管理外，建筑公司还可以使用免费的建筑合同模板。该模板涵盖一系列建筑协议，包括分包商协议、项目建议书、条款和许可证，可帮助公司简化合同创建流程、降低法律风险并确保项目文档的一致性。

通过扫描应用程序和 DMS 对建筑文件进行数字化和管理，企业还可以改善项目管理，简化项目利益相关者之间的沟通，并提高对安全和法规要求的合规性。

房地产

房地产公司需要处理物业管理合同或租赁协议合同等文档。通过扫描应用程序和 DMS 对房地产文档进行数字化和管理，公司可以简化交易流程，改善客户服务，并确保符合房地产法规和法律要求。

此外，我们的签名工具还为房地产经纪人提供了一个无缝的协议和合同定稿解决方案。除了将文件数字化外，该工具还允许房地产经纪人以电子方式签署具有法律约束力的合同，且完全安全。这样，无论他们是亲自会见客户还是远程进行交易，都能有效地管理签署流程。有了这个在线工具，房地产经纪人可以简化工作流程，实现无纸化，并为客户提供方便、安全的签署体验，从而提高整体效率和客户满意度。

法律行业

律师事务所每天都要处理大量纸质文档，包括案件卷宗、合同和法律简报。通过使用扫描应用程序将这些文档数字化，并在 DMS 系统内进行管理，法律专业人士可以管理文档存储，并改善协作，确保快速访问关键信息，提高客户服务水平。

最佳文档管理系统

Templafy 用于在系统内创建一系列文件，并通过单一源对其进行管理。
M-File 可在文档保存两次时发出警报。
DocuWare 用于整合云存储和办公自动化，创建数字化工作场所。
Microsoft Sharepoint 可在组织内部高效协作、存储、组织和共享文件。

常见问题

Google Drive 是文档管理系统吗？

Google Drive 虽然不是传统的文档管理系统 (DMS)，但它提供了 DMS 中常见的许多功能，可作为许多用户和组织的基本 DMS 使用。

文件管理系统能否处理不同类型的文件？

是的，DMS 可以处理多种文档类型，包括文本文档、电子表格、PDF、扫描图像、电子邮件等。

从纸质系统过渡到 DMS 是否很困难？

从纸质系统过渡到文件管理系统需要将现有的纸质文件数字化，并对员工进行新系统的培训。虽然这可能是一个复杂的过程，但提高效率和减少杂乱所带来的长期效益往往超过最初的努力。

什么是最好的文档管理软件？

最佳文档管理软件包括 Microsoft SharePoint（以与 Microsoft Office 无缝集成而著称）、DocuWare（以用户友好的界面和强大的集成能力而备受推崇）、M-Files（通过元数据简化文档组织）、Laserfiche（提供强大的合规性和安全性功能）以及 Google Workspace（提供易于使用的实时协作工具）。

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