什么是数字文档管理系统（DMS）？

文档管理系统（DMS）是一种软件解决方案，旨在组织、管理、存储和跟踪电子文档（包括纸质信息的数字图像）。它促进了物理文档的数字化，使其在数字格式中可访问、可搜索和可管理。

扫描应用程序和文档管理系统（DMS）如何协同工作以增强工作流程？

扫描应用程序如 Scan.Plus 是数字化实体文档的入口点，而文档管理系统（DMS）提供了组织、管理、安全和共享这些数字文档的框架。它们共同促进高效、安全和可访问的文档管理，将传统的纸质流程转变为简化的数字工作流程，实现无纸化。

数字文档管理涉及一系列旨在创建、存储、组织、管理和保护数字文档的过程和技术，贯穿其生命周期。以下是 Scan.Plus 如何增强和简化这些过程的：

扫描和数字化纸质文件（无纸化）

Scan.Plus使用先进的人工智能扫描技术将纸质文档转换为数字格式。通过高质量的图像捕捉和光学字符识别（OCR），Scan.Plus确保从扫描文档中提取的文本准确无误，使其完全可搜索和可编辑。这些文档以PDF等数字格式存储，确保它们可以高效管理。

此外，如果用户需要电子签署文档，则无需打印。用户可以使用配备的应用程序（如Sign.Plus）在手机或桌面上完成整个过程，实现无缝的无纸化文档管理和签署。这不仅节省了时间和资源，还增强了处理重要文档的便利性和安全性。

存储扫描文档

一旦使用扫描应用程序对文档进行数字化，它们可以存储在应用程序内或转移到文档管理软件中。文档管理系统（DMS）提供了一个集中存储这些数字文档的库，允许用户将其组织到文件夹和类别中。这种结构化系统使得在需要时更容易管理和检索文档。

如上所述，将所有文档保存在扫描应用程序中也是可能的，就像Scan.Plus应用程序的情况一样。您可以根据类别对文档进行分类和过滤。这简化了从任何设备访问文档的过程，即使没有互联网连接。

安全与合规

文档管理系统（DMS）提供增强的安全功能，如加密、访问控制和审计跟踪，保护扫描文档免受未经授权的访问，并确保符合监管要求。扫描应用程序通常具有基本的安全功能，但当文档转移到DMS时，它们将受益于这些高级安全措施。关于Scan.Plus，我们使用先进且强大的数据加密来保护您的机密信息。您的隐私是我们的首要任务，我们希望确保完全的数据加密，并保护您的敏感信息免受未经授权的访问。我们希望您能够安心，因为您的扫描文档在安全的环境中受到保护。

在线分享文档并协作

扫描应用和文档管理系统通常都支持文档共享。用户可以直接从扫描应用或通过文档管理系统分享各种文件格式的文档（例如，PDF，JPEG）。此功能促进了协作，使团队成员或外部人员能够无缝访问和处理文档。

Scan.Plus允许用户通过电子邮件直接分享PDF文档。通过电子邮件集成，用户可以在Scan.Plus界面内扫描文档，将其转换为PDF文档，并在不切换应用程序的情况下发送给收件人。

‍需要在Dropbox或One Drive等流行云存储服务上共享文档吗？ Scan.Plus用户可以直接将扫描的PDF文档上传到他们的Dropbox账户，使其可以从任何设备访问。此集成简化了文档共享，并确保文件安全存储在云端。

扫描与分享文档

哪些行业最能从文档管理系统和扫描解决方案中受益？

医疗保健

医疗服务提供者管理大量的患者记录、医疗图表和行政文件。通过使用扫描应用程序数字化患者记录并将其存储在文档管理系统（DMS）中，医疗机构可以改善患者护理服务，确保遵守诸如HIPAA等监管标准，并通过简化文档工作流程提高运营效率。

金融服务

会计在金融服务中扮演着至关重要的角色，包括银行、保险和投资公司。这些机构处理各种财务文件，如资产负债表、损益表、税务申报和审计报告。通过使用扫描应用程序和文档管理系统（DMS）对财务文件进行数字化和管理，金融服务可以简化会计流程，提高财务报告的准确性，并增强对监管标准的合规性。

除了使用扫描应用程序数字化管理这些文件外，金融服务提供商还可以受益于我们的免费会计合同模板。该模板涵盖了一系列财务协议，包括支付费用、税收、保密、工作所有权、担保和政府法律。通过利用该模板与数字化文档管理解决方案，金融机构可以简化合同创建流程，确保法律合规，并提高运营效率。

建设

建筑公司处理与项目计划、蓝图、监管许可证和合同协议相关的文档。除了通过扫描应用程序和文档管理系统（DMS）数字化管理这些文档外，建筑公司还可以受益于访问一个免费的建筑合同模板。该模板涵盖了一系列建筑协议，包括分包商协议、项目提案、条款、许可证，帮助公司简化合同创建流程，降低法律风险，并确保项目文档的一致性。

通过使用扫描应用程序和DMS数字化和管理建筑文档，公司还可以改善项目管理，简化项目利益相关者之间的沟通，并增强对安全和监管要求的合规性。

房地产

房地产公司处理诸如物业管理合同或租赁协议合同等文件。通过使用扫描应用程序和文档管理系统（DMS）对房地产文件进行数字化和管理，公司可以简化交易流程，提高客户服务，并确保遵守房地产法规和法律要求。

此外，我们的签名工具为房地产经纪人提供了一个无缝的解决方案，用于最终确定协议和合同。除了数字化文件外，该工具还允许房地产经纪人以完全安全的方式电子签署具有法律约束力的合同。这使他们能够高效管理签署过程，无论是面对面与客户会面还是远程进行交易。通过这个在线工具，房地产经纪人可以简化工作流程，实现无纸化办公，并为客户提供方便安全的签署体验，从而提高整体效率和客户满意度。

法律行业

律师事务所每天处理大量纸质文件，包括案件档案、合同和法律简报。通过使用扫描应用程序对这些文件进行数字化，并在文档管理系统（DMS）中进行管理，法律专业人士可以管理文档存储，改善协作，确保快速访问关键信息并提升客户服务。

最佳文档管理系统

Templafy 用于在系统内创建一系列文件并从单一源管理它们。
M-File 用于提醒您文档是否被保存了两次。
DocuWare用于集成云存储和办公自动化，以创建数字化工作场所。
微软Sharepoint用于在组织内高效协作、存储、组织和共享文档。

常见问题解答

Google Drive是文档管理系统吗？

谷歌云端硬盘虽然不是传统的文档管理系统（DMS），但确实提供了许多通常在DMS中找到的功能，并且可以作为许多用户和组织的基本DMS。

DMS能处理不同类型的文档吗？

是的，文档管理系统可以处理多种文档类型，包括文本文件、电子表格、PDF、扫描图像、电子邮件等。

从纸质系统过渡到文档管理系统难吗？

从纸质系统过渡到文档管理系统（DMS）涉及将现有纸质文件数字化以及对员工进行新系统的培训。虽然这可能是一个复杂的过程，但提高效率和减少杂乱的长期好处通常超过了最初的努力。

什么是最好的文档管理软件？

最佳文档管理软件包括Microsoft SharePoint，以其与Microsoft Office的无缝集成而闻名；DocuWare，以其用户友好的界面和强大的集成功能而受到重视；M-Files，通过元数据简化文档组织；Laserfiche，提供强大的合规性和安全性功能；以及Google Workspace，提供易于使用的实时协作工具。