Dijital Belge Yönetim Sistemi (DMS) Nedir?
Tarama Uygulamaları ve Belge Yönetim Sistemleri (DMS) İş Akışlarını Geliştirmek İçin Nasıl Birlikte Çalışır?
Scan.Plus gibi bir tarama uygulaması, fiziksel belgeleri dijitalleştirmenin giriş noktası olarak hizmet ederken, DMS bu dijital belgeleri düzenlemek, yönetmek, güvence altına almak ve paylaşmak için bir çerçeve sağlar. Birlikte, verimli, güvenli ve erişilebilir belge yönetimini kolaylaştırarak geleneksel kağıt tabanlı süreçleri akıcı dijital iş akışlarına dönüştürür ve kağıtsız hale getirir.
Dijital belge yönetimi, dijital belgeleri yaşam döngüleri boyunca oluşturmak, depolamak, düzenlemek, yönetmek ve güvence altına almak için tasarlanmış bir dizi süreç ve teknolojiyi içerir. İşte Scan.Plus'ın bu süreçleri nasıl geliştirdiği ve basitleştirdiği:
Kağıt Belgeleri Tara ve Dijitalleştir (Kağıtsız Ol)
Scan.Plus, kağıt belgeleri dijital formatlara dönüştürmek için gelişmiş yapay zeka destekli tarama teknolojisi kullanır. Yüksek kaliteli görüntü yakalama ve Optik Karakter Tanıma (OCR) ile Scan.Plus, taranan belgelerden metinlerin doğru bir şekilde çıkarılmasını sağlar, böylece belgeler tamamen aranabilir ve düzenlenebilir hale gelir. Bu belgeler, PDF gibi dijital formatlarda saklanır ve verimli yönetim için hazır hale getirilir.
Ayrıca, kullanıcılar belgeleri elektronik olarak imzalamak istediklerinde, onları yazdırmalarına gerek yoktur. Tüm süreci, Sign.Plus gibi donanımlı bir uygulama kullanarak mobil veya masaüstü cihazlarında tamamlayabilirler, bu da kesintisiz, kağıtsız belge yönetimi ve imzalama sağlar. Bu, yalnızca zaman ve kaynak tasarrufu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda önemli belgelerin işlenmesinde kolaylık ve güvenliği artırır.
Tarayıcıdan Geçirilmiş Belgeleri Saklayın
Belgelerin bir tarama uygulaması kullanılarak dijitalleştirilmesinin ardından, uygulama içinde saklanabilir veya bir belge yönetim yazılımına aktarılabilir. Bir DMS, bu dijital belgeler için merkezi bir depo sağlar ve kullanıcıların belgeleri klasörler ve kategoriler halinde düzenlemesine olanak tanır. Bu yapılandırılmış sistem, belgeleri gerektiğinde yönetmeyi ve geri almayı kolaylaştırır. Daha önce belirtildiği gibi, tüm belgelerinizi bir tarama uygulaması içinde tutmak da mümkündür; bu, Scan.Plus uygulamasında olduğu gibi. Belgelerinizi kategorize edebilir ve istediğiniz gibi kategoriye göre filtreleyebilirsiniz. Bu, belgelerinize herhangi bir cihazdan, internet bağlantısı olmadan bile erişimi basitleştirir.
Güvenlik ve Uyum
Bir Belge Yönetim Sistemi (DMS), şifreleme, erişim kontrolü ve denetim izleri gibi geliştirilmiş güvenlik özellikleri sunarak taranmış belgeleri yetkisiz erişimden korur ve düzenleyici gerekliliklere uyumu sağlar. Tarama uygulamaları genellikle temel güvenlik özelliklerine sahiptir, ancak belgeler bir DMS'ye aktarıldığında, bu gelişmiş güvenlik önlemlerinden faydalanır.
Scan.Plus ile ilgili olarak, gizli bilgilerinizi korumak için gelişmiş ve sağlam veri şifrelemesi kullanıyoruz. Gizliliğiniz bizim en önemli önceliğimizdir ve tam veri şifrelemesi sağlamak, hassas bilgilerinizi yetkisiz erişimden korumak istiyoruz. Taranmış belgelerinizin güvenli bir ortamda korunduğunu bilerek rahat etmenizi istiyoruz.
Belgeleri Çevrimiçi Paylaşın ve İşbirliği Yapın
Hem bir tarama uygulaması hem de bir DMS genellikle belge paylaşımını destekler. Kullanıcılar, tarama uygulamasından veya DMS aracılığıyla çeşitli dosya formatlarında (örneğin, PDF, JPEG) belgeleri paylaşabilir. Bu işlevsellik, ekip üyelerinin veya dış tarafların belgelere sorunsuz bir şekilde erişmesini ve üzerinde çalışmasını sağlayarak iş birliğini kolaylaştırır.
Scan.Plus, kullanıcıların PDF belgelerini doğrudan e-posta ile paylaşmalarına olanak tanır. E-posta entegrasyonu ile kullanıcılar, Scan.Plus arayüzü içinde bir belge tarayabilir, bunu PDF belgesine dönüştürebilir ve uygulamaları değiştirmeden alıcılara gönderebilir.
Dropbox veya One Drive gibi popüler bulut depolama hizmetlerinde belgeleri paylaşmanız mı gerekiyor? Scan.Plus kullanıcıları, taranan PDF belgelerini doğrudan Dropbox hesaplarına yükleyebilir, böylece her cihazdan erişilebilir hale getirir. Bu entegrasyon, belge paylaşımını kolaylaştırır ve dosyaların bulutta güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar.
Hangi Sektörler Belge Yönetim Sistemleri ve Tarama Çözümlerinden En Çok Yararlanır?
Sağlık hizmetleri
Sağlık hizmeti sağlayıcıları, kapsamlı hasta kayıtlarını, tıbbi grafiklerini ve idari belgeleri yönetir. Hasta kayıtlarını bir tarama uygulaması ile dijitalleştirip bir DMS'de saklayarak, sağlık kuruluşları hasta bakımını iyileştirebilir, HIPAA gibi düzenleyici standartlara uyumu sağlayabilir ve belgelerin akışını kolaylaştırarak operasyonel verimliliği artırabilir.
Finansal Hizmetler
Muhasebe, bankacılık, sigorta ve yatırım firmaları gibi finansal hizmetlerde kritik bir rol oynamaktadır. Bu kurumlar, bilanço, gelir tablosu, vergi beyannameleri ve denetim raporları gibi geniş bir yelpazede finansal belgeleri yönetmektedir. Finansal belgeleri bir tarama uygulaması ve belge yönetim sistemi (DMS) ile dijitalleştirip yöneterek, finansal hizmetler muhasebe süreçlerini basitleştirebilir, finansal raporlama doğruluğunu artırabilir ve düzenleyici standartlara uyumu geliştirebilir.
Bu belgeleri dijital olarak bir tarama uygulaması ile yönetmenin yanı sıra, finansal hizmet sağlayıcıları ücretsiz olarak sunulan muhasebe sözleşmesi şablonundan faydalanabilirler. Bu şablon, ödeme ücretleri, vergiler, gizlilik, işin mülkiyeti, garantiler ve devlet yasaları gibi çeşitli finansal anlaşmaları kapsamaktadır. Bu şablonu dijitalleştirilmiş belge yönetim çözümleri ile birleştirerek, finansal kurumlar sözleşme oluşturma süreçlerini hızlandırabilir, yasal uyumu sağlayabilir ve operasyonel verimliliği artırabilir.
İnşaat
İnşaat şirketleri, proje planları, mavi baskılar, düzenleyici izinler ve sözleşmeli anlaşmalarla ilgili belgelerle ilgilenmektedir. Bu belgeleri dijital olarak bir tarama uygulaması ve belge yönetim sistemi (DMS) ile yönetmenin yanı sıra, inşaat firmaları ücretsiz inşaat sözleşmesi şablonuna erişimden de faydalanabilir. Bu şablon, alt yüklenici sözleşmeleri, proje teklifleri, şartlar, izinler gibi çeşitli inşaat anlaşmalarını kapsamaktadır ve şirketlerin sözleşme oluşturma süreçlerini basitleştirmelerine, hukuki riskleri azaltmalarına ve proje belgelerinde tutarlılığı sağlamalarına yardımcı olmaktadır.
İnşaat belgelerini bir tarama uygulaması ve DMS ile dijitalleştirip yöneterek, şirketler ayrıca proje yönetimini iyileştirebilir, proje paydaşları arasındaki iletişimi kolaylaştırabilir ve güvenlik ile düzenleyici gerekliliklere uyumu artırabilir.
Gayrimenkul
Gayrimenkul firmaları emlak yönetim sözleşmeleri veya kira sözleşmeleri gibi belgeleri yönetir. Gayrimenkul belgelerini bir tarama uygulaması ve bir DMS ile dijitalleştirip yöneterek, firmalar işlem süreçlerini kolaylaştırabilir, müşteri hizmetlerini geliştirebilir ve gayrimenkul düzenlemeleri ile yasal gerekliliklere uyumu sağlayabilir.
Ayrıca, bizim imza aracımız emlakçılara sözleşmeleri ve anlaşmaları tamamlamak için kesintisiz bir çözüm sunar. Belgeleri dijitalleştirmenin yanı sıra, bu araç emlakçıların yasal olarak bağlayıcı sözleşmeleri tamamen güvenli bir şekilde elektronik olarak imzalamasına olanak tanır. Bu, emlakçıların imza sürecini verimli bir şekilde yönetmelerini sağlar; ister müşterileriyle yüz yüze buluşsunlar, ister uzaktan işlemler yapsınlar. Bu çevrimiçi araçla, emlakçılar iş akışlarını düzene sokabilir, kağıtsız çalışabilir ve müşterilere pratik ve güvenli bir imza deneyimi sunarak genel verimliliği ve müşteri memnuniyetini artırabilirler.
Hukuk Sektörü
Hukuk firmaları her gün dava dosyaları, sözleşmeler ve hukuki belgeler de dahil olmak üzere büyük miktarda kağıt tabanlı belgeleri yönetmektedir. Bu belgeleri bir tarama uygulaması kullanarak dijitalleştirip bir DMS içinde yöneterek, hukuk profesyonelleri belge depolamasını yönetebilir, iş birliğini artırabilir, kritik bilgilere hızlı erişim sağlayabilir ve müşteri hizmetlerini geliştirebilir.
En İyi Belge Yönetim Sistemleri
- Templafy sistem içinde bir dizi dosya oluşturmak ve bunları tek bir akıştan yönetmek için.
- M-File, bir belgenin iki kez kaydedildiğinde sizi uyarmak için.
- DocuWare, bulut depolama ve ofis otomasyonunu entegre ederek dijital bir çalışma alanı oluşturmak için.
- Microsoft Sharepoint, bir organizasyon içinde belgelerin verimli bir şekilde işbirliği, depolama, düzenleme ve paylaşımını sağlar.
SSS
Google Drive bir belge yönetim sistemi midir?
Bir DMS farklı türde belgeleri yönetebilir mi?
Kağıt tabanlı bir sistemden DMS'ye geçiş yapmak zor mu?
En iyi belge yönetim yazılımı nedir?
Şimdi taramaya başlayın.
Scan.Plus, bireyler ve işletmeler için tamamen ücretsiz olarak sunulan güvenli bir mobil tarayıcıdır.
İsviçre Konfederasyonu
İsviçre Konfederasyonu
İsviçre Konfederasyonu
İsviçre Konfederasyonu
Innosuisse - İsviçre İnovasyon Ajansı
