Что такое система управления цифровыми документами (DMS)?
Как приложения для сканирования и системы управления документами (DMS) работают вместе для улучшения рабочих процессов?
Приложение для сканирования, такое как Scan.Plus, служит отправной точкой для цифровизации физических документов, в то время как DMS предоставляет структуру для организации, управления, обеспечения безопасности и обмена этими цифровыми документами. Вместе они способствуют эффективному, безопасному и доступному управлению документами, преобразуя традиционные бумажные процессы в упрощенные цифровые рабочие процессы и переходя на безбумажный формат.
Цифровое управление документами включает в себя ряд процессов и технологий, предназначенных для создания, хранения, организации, управления и обеспечения безопасности цифровых документов на протяжении всего их жизненного цикла. Вот как Scan.Plus улучшает и упрощает эти процессы:
Сканируйте и оцифровывайте бумажные документы (Перейдите на безбумажный формат)
Scan.Plus использует передовые технологии сканирования на основе ИИ для преобразования бумажных документов в цифровые форматы. С помощью высококачественной захвата изображений и Оптического распознавания символов (OCR) Scan.Plus гарантирует, что текст из отсканированных документов извлекается точно, что делает их полностью доступными для поиска и редактирования. Эти документы хранятся в цифровых форматах, таких как PDF, что обеспечивает их готовность к эффективному управлению.
Кроме того, если пользователям необходимо подписывать документы в электронном виде, нет необходимости их распечатывать. Они могут завершить весь процесс на своем мобильном устройстве или настольном компьютере, используя специализированное приложение, такое как Sign.Plus, что позволяет осуществлять бесшовное, безбумажное управление документами и их подписание. Это не только экономит время и ресурсы, но и повышает удобство и безопасность обработки важных документов.
Хранить отсканированные документы
Как только документы оцифрованы с помощью приложения для сканирования, их можно хранить в приложении или передавать в программное обеспечение для управления документами. DMS предоставляет централизованный репозиторий для этих цифровых документов, позволяя пользователям организовывать их в папки и категории. Эта структурированная система упрощает управление и поиск документов по мере необходимости.
Как уже упоминалось выше, также возможно хранить все ваши документы в приложении для сканирования, как это делает приложение Scan.Plus. Вы можете категоризировать ваши документы и фильтровать ваши документы по желанию на основе категории. Это упрощает доступ к вашим документам с любого устройства даже без подключения к интернету.
Безопасность и соответствие
Система управления документами (DMS) предлагает улучшенные функции безопасности, такие как шифрование, контроль доступа и аудиторские следы, защищая отсканированные документы от несанкционированного доступа и обеспечивая соответствие нормативным требованиям. Приложения для сканирования обычно имеют базовые функции безопасности, но когда документы передаются в DMS, они получают выгоду от этих продвинутых мер безопасности.
Что касается Scan.Plus, мы используем современное и надежное шифрование данных для защиты вашей конфиденциальной информации. Ваша конфиденциальность является нашим главным приоритетом, и мы хотим обеспечить полное шифрование данных и защитить вашу чувствительную информацию от несанкционированного доступа. Мы хотим, чтобы вы могли спокойно спать, зная, что ваши отсканированные документы защищены в безопасной среде.
Делитесь документами онлайн и сотрудничайте
Как приложение для сканирования, так и DMS обычно поддерживают обмен документами. Пользователи могут делиться документами в различных форматах файлов (например, PDF, JPEG) непосредственно из приложения для сканирования или через DMS. Эта функция облегчает сотрудничество, позволяя членам команды или внешним сторонам получать доступ к документам и работать с ними без проблем.
Scan.Plus позволяет пользователям делиться PDF-документами напрямую по электронной почте. С интеграцией электронной почты пользователи могут отсканировать документ в интерфейсе Scan.Plus, конвертировать его в PDF-документ и отправить его получателям, даже не переключаясь между приложениями.
Нужно поделиться документами на популярных облачных сервисах хранения, таких как Dropbox или One Drive? Пользователи Scan.Plus могут загружать отсканированные PDF-документы непосредственно в свои аккаунты Dropbox, что делает их доступными с любого устройства. Эта интеграция упрощает обмен документами и гарантирует, что файлы надежно хранятся в облаке.
Какие отрасли получают наибольшую выгоду от систем управления документами и решений для сканирования?
Здравоохранение
Поставщики медицинских услуг управляют обширными записями пациентов, медицинскими картами и административными документами. Цифровизация записей пациентов с помощью приложения для сканирования и их хранение в системе управления документами (DMS) позволяет медицинским организациям улучшить качество обслуживания пациентов, обеспечить соблюдение нормативных стандартов, таких как HIPAA, и повысить операционную эффективность за счет оптимизации рабочих процессов с документами.
Финансовые услуги
Бухгалтерия играет ключевую роль в финансовых услугах, включая банковское дело, страхование и инвестиционные компании. Эти учреждения обрабатывают широкий спектр финансовых документов, таких как балансовые отчеты, отчеты о прибылях и убытках, налоговые декларации и аудиторские отчеты. Цифровизация и управление финансовыми документами с помощью приложения для сканирования и системы управления документами (DMS) позволяют финансовым услугам упростить бухгалтерские процессы, улучшить точность финансовой отчетности и повысить соответствие нормативным стандартам.
В дополнение к управлению этими документами в цифровом виде с помощью приложения для сканирования, поставщики финансовых услуг могут воспользоваться нашим бесплатным шаблоном договора бухгалтерии. Этот шаблон охватывает ряд финансовых соглашений, включая оплату услуг, налоги, конфиденциальность, право собственности на работу, гарантии и государственные законы. Используя этот шаблон вместе с решениями по цифровому управлению документами, финансовые учреждения могут оптимизировать процессы создания контрактов, обеспечить юридическое соответствие и повысить операционную эффективность.
Строительство
Строительные компании занимаются документацией, связанной с проектными планами, чертежами, нормативными разрешениями и контрактными соглашениями. В дополнение к управлению этими документами в цифровом виде с помощью приложения для сканирования и системы управления документами (DMS), строительные фирмы могут воспользоваться бесплатным шаблоном строительного контракта. Этот шаблон охватывает ряд строительных соглашений, включая соглашения с субподрядчиками, проектные предложения, условия, разрешения, помогая компаниям упростить процессы создания контрактов, снизить юридические риски и обеспечить согласованность в проектной документации.
Цифровизация и управление строительными документами с помощью приложения для сканирования и DMS также позволяют компаниям улучшить управление проектами, оптимизировать коммуникацию между участниками проекта и повысить соблюдение требований безопасности и нормативных актов.
Недвижимость
Недвижимостьные компании обрабатывают документы, такие как договоры управления недвижимостью или договоры аренды. Цифровизация и управление документами недвижимости с помощью приложения для сканирования и системы управления документами (DMS) позволяют компаниям упростить процессы сделок, улучшить обслуживание клиентов и обеспечить соблюдение норм и юридических требований в сфере недвижимости.
Более того, наш инструмент для подписания предлагает риэлторам бесшовное решение для завершения соглашений и контрактов. В дополнение к цифровизации документов, этот инструмент позволяет риэлторам подписывать юридически обязывающие контракты в электронном виде с полной безопасностью. Это позволяет им эффективно управлять процессом подписания, независимо от того, встречаются ли они с клиентами лично или проводят сделки удаленно. С помощью этого онлайн-инструмента риэлторы могут оптимизировать свой рабочий процесс, отказаться от бумаги и предоставить клиентам удобный и безопасный опыт подписания, повышая общую эффективность и удовлетворенность клиентов.
Юридическая отрасль
Юридические фирмы ежедневно обрабатывают огромные объемы бумажной документации, включая дела, контракты и юридические записки. Цифровизация этих документов с помощью приложения для сканирования и управление ими в системе управления документами (DMS) позволяет юридическим специалистам управлять хранением документов и улучшать сотрудничество, обеспечивая быстрый доступ к критически важной информации и повышая качество обслуживания клиентов.
Лучшие системы управления документами
- Templafy для создания различных файлов в системе и управления ими из одного потока.
- M-File для уведомления вас, если документ был сохранен дважды.
- DocuWare для интеграции облачного хранилища и офисной автоматизации для создания цифрового рабочего места.
- Microsoft Sharepoint для эффективного сотрудничества, хранения, организации и обмена документами внутри организации.
Часто задаваемые вопросы
Является ли Google Drive системой управления документами?
Может ли DMS обрабатывать разные типы документов?
Трудно ли перейти от бумажной системы к системе управления документами (DMS)?
Какое лучшее программное обеспечение для управления документами?
Начните сканирование сейчас.
Scan.Plus - это безопасный мобильный сканер, доступный для физических лиц и бизнеса совершенно бесплатно
Швейцарская Конфедерация
Швейцарская Конфедерация
Швейцарская Конфедерация
Швейцарская Конфедерация
Innosuisse - Швейцарское агентство инноваций
