Что такое система цифрового документооборота (DMS)?

Система управления документами (DMS) - это программное решение, предназначенное для организации, управления, хранения и отслеживания электронных документов (в том числе цифровых изображений) и информации на бумажных носителях. Она облегчает оцифровку физических документов, делая их доступными, доступными для поиска и управления в цифровом формате.

решение для электронной подписи банковские финансовые услуги

Как приложения для сканирования и системы управления документами (DMS) работают вместе, чтобы улучшить рабочие процессы?

Приложение для сканирования, такое как Scan.Plus, служит точкой входа для оцифровки физических документов, а DMS обеспечивает основу для организации, управления, защиты и обмена этими цифровыми документами. Вместе они способствуют эффективному, безопасному и доступному управлению документами, превращая традиционные бумажные процессы в оптимизированные цифровые рабочие процессы и переходя на безбумажный режим.

Управление цифровыми документами включает в себя ряд процессов и технологий, предназначенных для создания, хранения, организации, управления и защиты цифровых документов на протяжении всего их жизненного цикла. Вот как Scan.Plus улучшает и упрощает эти процессы:

Сканирование и оцифровка бумажных документов (переход на безбумажный формат)

Scan.Plus использует передовую технологию сканирования на основе искусственного интеллекта для преобразования бумажных документов в цифровые форматы. Благодаря высококачественному захвату изображений и оптическому распознаванию символов (OCR) Scan.Plus обеспечивает точное извлечение текста из отсканированных документов, делая их полностью пригодными для поиска и редактирования. Эти документы сохраняются в цифровых форматах, таких как PDF, обеспечивая их готовность к эффективному управлению.

Кроме того, если пользователям необходимо подписать документы в электронном виде, нет необходимости распечатывать их. Они могут завершить весь процесс на своем мобильном или настольном компьютере с помощью такого приложения, как Sign.Plus, обеспечивая беспрепятственный безбумажный документооборот и подписание документов. Это не только экономит время и ресурсы, но и повышает удобство и безопасность работы с важными документами.

Хранение отсканированных документов

После оцифровки документов с помощью приложения для сканирования их можно хранить в самом приложении или перенести в программное обеспечение для управления документами. DMS обеспечивает централизованное хранение этих цифровых документов, позволяя пользователям организовывать их в папки и категории. Такая структурированная система облегчает управление документами и их извлечение в случае необходимости.

Как уже говорилось выше, хранить все документы можно и в приложении для сканирования, как в случае с приложением Scan.Plus. Вы можете распределить документы по категориям и отфильтровать их по своему усмотрению в зависимости от категории. Это упрощает доступ к документам с любого устройства, даже без подключения к Интернету.

Безопасность и соответствие нормативным требованиям

Система управления документами (DMS) предлагает расширенные функции безопасности, такие как шифрование, контроль доступа и журналы аудита, защищая отсканированные документы от несанкционированного доступа и обеспечивая соответствие нормативным требованиям. Приложения для сканирования обычно имеют базовые функции безопасности, но когда документы переносятся в DMS, они получают преимущества от этих расширенных мер безопасности.

Что касается Scan.Plus, мы используем передовое и надежное шифрование данных для защиты вашей конфиденциальной информации. Ваша конфиденциальность - наш главный приоритет, и мы хотим обеспечить полное шифрование данных и защитить вашу конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа. Мы хотим, чтобы вы были спокойны, зная, что ваши отсканированные документы защищены в безопасной среде.

Обмен документами в режиме онлайн и совместная работа

И приложение для сканирования, и DMS обычно поддерживают совместный доступ к документам. Пользователи могут обмениваться документами в различных форматах (например, PDF, JPEG) непосредственно из приложения для сканирования или через DMS. Эта функция облегчает совместную работу, позволяя членам команды или внешним сторонам получать доступ к документам и работать с ними без проблем.

Scan.Plus позволяет пользователям обмениваться PDF-документами непосредственно через электронную почту. Благодаря интеграции с электронной почтой пользователи могут отсканировать документ в интерфейсе Scan.Plus, преобразовать его в PDF и отправить получателям, даже не переключаясь между приложениями.

‍Нужноподелиться документами в популярных облачных сервисах хранения данных, таких как Dropbox или One Drive? Пользователи Scan.Plus могут загружать отсканированные PDF-документы непосредственно в свои аккаунты Dropbox, что делает их доступными с любого устройства. Такая интеграция упрощает обмен документами и обеспечивает надежное хранение файлов в облаке.

Сканирование и обмен документами

Для каких отраслей наиболее выгодны системы управления документами и решения для сканирования?

Здравоохранение

Медицинские работники ведут обширные истории болезни, медицинские карты и административные документы. Перевод записей пациентов в цифровой формат с помощью приложения для сканирования и хранение их в DMS позволяют медицинским организациям улучшить качество обслуживания пациентов, обеспечить соответствие нормативным стандартам, таким как HIPAA, и повысить эффективность работы благодаря упорядоченному документообороту.

Финансовые услуги

Бухгалтерский учет играет важнейшую роль в сфере финансовых услуг, включая банковские, страховые и инвестиционные компании. Эти учреждения работают с широким спектром финансовых документов, таких как балансовые отчеты, отчеты о прибылях и убытках, налоговые декларации и аудиторские отчеты. Оцифровывая финансовые документы и управляя ими с помощью приложения для сканирования и системы управления документами (DMS), финансовые службы могут упростить процессы учета, повысить точность финансовой отчетности и улучшить соответствие нормативным стандартам.

Помимо управления этими документами в цифровом виде с помощью приложения для сканирования, поставщики финансовых услуг могут воспользоваться нашим бесплатным шаблоном бухгалтерского договора. Этот шаблон охватывает целый ряд финансовых соглашений, включая платежи, налоги, конфиденциальность, право собственности на работу, гарантии и государственные законы. Используя этот шаблон вместе с решениями для цифрового документооборота, финансовые учреждения могут оптимизировать процессы создания договоров, обеспечить соблюдение правовых норм и повысить операционную эффективность.

Строительство

Строительные компании имеют дело с документацией, связанной с планами проектов, чертежами, разрешениями регулирующих органов и договорными соглашениями. Помимо управления этими документами в цифровом виде с помощью приложения для сканирования и системы управления документами (DMS), строительные компании могут воспользоваться доступом к бесплатному шаблону договора строительного подряда. Этот шаблон охватывает целый ряд строительных соглашений, включая договоры с субподрядчиками, проектные предложения, условия, разрешения, помогая компаниям упростить процесс создания договоров, снизить юридические риски и обеспечить последовательность в проектной документации.

Оцифровывая строительную документацию и управляя ею с помощью приложения для сканирования и DMS, компании также могут улучшить управление проектом, упростить коммуникацию между заинтересованными сторонами проекта и повысить соответствие требованиям безопасности и нормативным требованиям.

Недвижимость

Фирмы, занимающиеся недвижимостью, работают с такими документами, как контракты на управление недвижимостью или договоры аренды. Оцифровывая и управляя документами по недвижимости с помощью приложения для сканирования и DMS, фирмы могут упростить процесс заключения сделок, повысить качество обслуживания клиентов и обеспечить соответствие нормам и требованиям законодательства в сфере недвижимости.

Кроме того, наш инструмент для подписи предлагает риэлторам удобное решение для окончательного оформления соглашений и договоров. Помимо оцифровки документов, этот инструмент позволяет риэлторам подписывать юридически обязывающие контракты в электронном виде с полной безопасностью. Это позволяет им эффективно управлять процессом подписания, независимо от того, встречаются ли они с клиентами лично или проводят сделки удаленно. С помощью этого онлайн-инструмента риелторы могут оптимизировать свой рабочий процесс, перейти на безбумажный режим и обеспечить клиентам удобное и безопасное подписание, повышая общую эффективность и удовлетворенность клиентов.

Юридическая отрасль

Юридические фирмы ежедневно обрабатывают огромное количество бумажной документации, включая материалы дел, контракты и юридические записки. Оцифровав эти документы с помощью приложения для сканирования и управляя ими в DMS, юристы могут управлять хранением документов и улучшать совместную работу, обеспечивая быстрый доступ к важной информации и повышая качество обслуживания клиентов.

Лучшие системы управления документами

Templafy позволяет создавать в системе различные файлы и управлять ими из единой ленты.
M-File для оповещения о том, что документ был сохранен дважды.
DocuWare для интеграции облачного хранилища и автоматизации офиса с целью создания цифрового рабочего места.
Microsoft Sharepoint для эффективной совместной работы, хранения, организации и обмена документами в организации.

Вопросы и ответы

Является ли Google Drive системой управления документами?

Google Drive, хотя и не является традиционной системой управления документами (DMS), предлагает множество функций, обычно встречающихся в DMS, и может функционировать как базовая DMS для многих пользователей и организаций.

Может ли DMS работать с различными типами документов?

Да, DMS может работать с самыми разными типами документов, включая текстовые документы, электронные таблицы, PDF-файлы, отсканированные изображения, электронные письма и многое другое.

Сложно ли перейти от бумажной системы к DMS?

Переход от бумажной системы к DMS предполагает перевод существующих бумажных документов в цифровой формат и обучение персонала работе с новой системой. Хотя это может быть сложным процессом, долгосрочные выгоды от повышения эффективности и уменьшения беспорядка часто перевешивают первоначальные усилия.

Какое программное обеспечение для управления документами является лучшим?

Лучшее программное обеспечение для управления документами включает Microsoft SharePoint, известное своей бесшовной интеграцией с Microsoft Office; DocuWare, ценимое за удобный интерфейс и широкие возможности интеграции; M-Files, упрощающее организацию документов с помощью метаданных; Laserfiche, предлагающее надежные функции обеспечения соответствия и безопасности; и Google Workspace, предоставляющее простые в использовании инструменты для совместной работы в режиме реального времени.

Начните сканирование прямо сейчас.

Scan.Plus - это безопасный мобильный сканер, доступный для частных лиц и компаний совершенно бесплатно