O que é um sistema de gestão de documentos digitais (DMS)?

Um sistema de gestão de documentos (DMS) é uma solução de software concebida para organizar, gerir, armazenar e acompanhar documentos electrónicos (incluindo imagens digitais) de informações em papel. Facilita a digitalização de documentos físicos, tornando-os acessíveis, pesquisáveis e geríveis num formato digital.

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Como é que as aplicações de digitalização e os sistemas de gestão de documentos (DMS) funcionam em conjunto para melhorar os fluxos de trabalho?

Uma aplicação de digitalização como o Scan.Plus serve de ponto de entrada para a digitalização de documentos físicos, enquanto o DMS fornece a estrutura para organizar, gerir, proteger e partilhar estes documentos digitais. Juntos, facilitam uma gestão de documentos eficiente, segura e acessível, transformando os processos tradicionais baseados em papel em fluxos de trabalho digitais optimizados e sem papel.

A gestão de documentos digitais envolve uma série de processos e tecnologias concebidos para criar, armazenar, organizar, gerir e proteger documentos digitais ao longo do seu ciclo de vida. Eis como o Scan.Plus melhora e simplifica estes processos:

Digitalizar e digitalizar documentos em papel (Go Paperless)

O Scan.Plus utiliza tecnologia avançada de digitalização com IA para converter documentos em papel em formatos digitais. Com captura de imagem de alta qualidade e reconhecimento ótico de caracteres (OCR), o Scan.Plus garante que o texto dos documentos digitalizados é extraído com precisão, tornando-os totalmente pesquisáveis e editáveis. Estes documentos são armazenados em formatos digitais como o PDF, garantindo que estão prontos para uma gestão eficiente.

Além disso, se os utilizadores precisarem de assinar documentos eletronicamente, não há necessidade de os imprimir. Podem concluir todo o processo no telemóvel ou no computador através de uma aplicação equipada, como a Sign.Plus, que permite a gestão e assinatura de documentos sem papel e sem falhas. Isto não só poupa tempo e recursos, como também aumenta a conveniência e a segurança do manuseamento de documentos importantes.

Armazenar documentos digitalizados

Depois de os documentos serem digitalizados utilizando uma aplicação de digitalização, podem ser armazenados na aplicação ou transferidos para um software de gestão de documentos. Um DMS fornece um repositório centralizado para estes documentos digitais, permitindo aos utilizadores organizá-los em pastas e categorias. Este sistema estruturado facilita a gestão e a recuperação de documentos quando necessário.

Como mencionado anteriormente, também é possível manter todos os seus documentos numa aplicação de digitalização, como é o caso da aplicação Scan.Plus. Pode categorizar os seus documentos e filtrá-los como quiser com base na categoria. Isto simplifica o acesso aos seus documentos a partir de qualquer dispositivo, mesmo sem uma ligação à Internet.

Segurança e conformidade

Um Sistema de Gestão de Documentos (DMS) oferece funcionalidades de segurança melhoradas, tais como encriptação, controlos de acesso e pistas de auditoria, protegendo os documentos digitalizados contra o acesso não autorizado e assegurando a conformidade com os requisitos regulamentares. As aplicações de digitalização têm normalmente características de segurança básicas, mas quando os documentos são transferidos para um DMS, beneficiam destas medidas de segurança avançadas.

Relativamente ao Scan.Plus, utilizamos encriptação de dados avançada e robusta para proteger as suas informações confidenciais. A sua privacidade é a nossa principal prioridade e queremos garantir a encriptação completa dos dados e proteger as suas informações sensíveis contra o acesso não autorizado. Queremos que fique descansado sabendo que os seus documentos digitalizados estão protegidos num ambiente seguro.

Partilhar documentos online e colaborar

Tanto uma aplicação de digitalização como um DMS suportam normalmente a partilha de documentos. Os utilizadores podem partilhar documentos em vários formatos de ficheiro (por exemplo, PDF, JPEG) diretamente a partir da aplicação de digitalização ou através do DMS. Esta funcionalidade facilita a colaboração, permitindo que os membros da equipa ou partes externas acedam e trabalhem em documentos sem problemas.

O Scan.Plus permite aos utilizadores partilhar documentos PDF diretamente por correio eletrónico. Com a integração de e-mail, os utilizadores podem digitalizar um documento na interface do Scan.Plus, convertê-lo num documento PDF e enviá-lo aos destinatários sem sequer mudar de aplicação.

‍Precisa departilhar documentos em serviços populares de armazenamento na nuvem, como o Dropbox ou o One Drive? Os utilizadores do Scan.Plus podem carregar documentos PDF digitalizados diretamente para as suas contas Dropbox, tornando-os acessíveis a partir de qualquer dispositivo. Esta integração simplifica a partilha de documentos e garante que os ficheiros são armazenados de forma segura na nuvem.

Digitalizar e partilhar documentos

Quais os sectores que mais beneficiam dos sistemas de gestão de documentos e das soluções de digitalização?

Cuidados de saúde

Os prestadores de cuidados de saúde gerem extensos registos de pacientes, fichas clínicas e documentos administrativos. Ao digitalizar os registos dos pacientes com uma aplicação de digitalização e ao armazená-los num DMS, as organizações de cuidados de saúde podem melhorar a prestação de cuidados aos pacientes, garantir a conformidade com as normas regulamentares, como a HIPAA, e melhorar a eficiência operacional através de fluxos de trabalho de documentos simplificados.

Serviços financeiros

A contabilidade desempenha um papel crucial nos serviços financeiros, incluindo a banca, os seguros e as empresas de investimento. Estas instituições lidam com uma vasta gama de documentos financeiros, tais como balanços, declarações de rendimentos, declarações fiscais e relatórios de auditoria. Ao digitalizar e gerir documentos financeiros com uma aplicação de digitalização e um sistema de gestão de documentos (DMS), os serviços financeiros podem simplificar os processos contabilísticos, melhorar a precisão dos relatórios financeiros e aumentar a conformidade com as normas regulamentares.

Para além de gerir estes documentos digitalmente com uma aplicação de digitalização, os fornecedores de serviços financeiros podem beneficiar do nosso modelo de contrato de contabilidade gratuito. Este modelo abrange uma série de acordos financeiros, incluindo taxas de pagamento, impostos, confidencialidade, propriedade do trabalho, garantias e leis governamentais. Ao utilizar este modelo juntamente com soluções de gestão de documentos digitalizados, as instituições financeiras podem simplificar os processos de criação de contratos, garantir a conformidade legal e melhorar a eficiência operacional.

Construção

As empresas de construção lidam com documentação relacionada com planos de projectos, plantas, autorizações regulamentares e acordos contratuais. Para além de gerir estes documentos digitalmente com uma aplicação de digitalização e um sistema de gestão de documentos (DMS), as empresas de construção podem beneficiar do acesso a um modelo de contrato de construção gratuito. Este modelo abrange uma série de acordos de construção, incluindo acordos com subcontratantes, propostas de projectos, termos e autorizações, ajudando as empresas a simplificar os processos de criação de contratos, a reduzir os riscos legais e a garantir a consistência da documentação do projeto.

Ao digitalizar e gerir documentos de construção com uma aplicação de digitalização e um DMS, as empresas podem também melhorar a gestão do projeto, simplificar a comunicação entre as partes interessadas do projeto e melhorar a conformidade com os requisitos regulamentares e de segurança.

Imóveis

As empresas imobiliárias tratam de documentos como contratos de gestão de propriedades ou contratos de arrendamento. Ao digitalizar e gerir documentos imobiliários com uma aplicação de digitalização e um DMS, as empresas podem facilitar os processos de transação, melhorar o serviço ao cliente e garantir a conformidade com os regulamentos imobiliários e os requisitos legais.

Além disso, a nossa ferramenta de assinatura oferece aos agentes imobiliários uma solução perfeita para finalizar acordos e contratos. Além de digitalizar documentos, esta ferramenta permite que os agentes imobiliários assinem eletronicamente contratos juridicamente vinculativos com total segurança. Isto permite-lhes gerir eficazmente o processo de assinatura, quer estejam a reunir-se pessoalmente com os clientes ou a efetuar transacções à distância. Com esta ferramenta online, os corretores de imóveis podem otimizar o seu fluxo de trabalho, eliminar o papel e proporcionar aos clientes uma experiência de assinatura conveniente e segura, aumentando a eficiência geral e a satisfação do cliente.

Sector jurídico

Os escritórios de advogados lidam diariamente com grandes quantidades de documentação em papel, incluindo ficheiros de processos, contratos e resumos jurídicos. Ao digitalizar estes documentos utilizando uma aplicação de digitalização e gerindo-os num DMS, os profissionais jurídicos podem gerir o armazenamento de documentos e melhorar a colaboração, garantindo um acesso rápido a informações críticas e melhorando o serviço ao cliente.

Os melhores sistemas de gestão de documentos

Templafy para criar uma série de ficheiros no sistema e geri-los a partir de um único feed.
M-File para o alertar se um documento foi guardado duas vezes.
DocuWare para integrar o armazenamento em nuvem e a automatização do escritório para criar um local de trabalho digital.
Microsoft Sharepoint para uma colaboração, armazenamento, organização e partilha eficientes de documentos dentro de uma organização.

FAQs

O Google Drive é um sistema de gestão de documentos?

O Google Drive, embora não seja um Sistema de Gestão de Documentos (SGD) tradicional, oferece muitas funcionalidades normalmente encontradas num SGD e pode funcionar como um SGD básico para muitos utilizadores e organizações.

Um DMS pode tratar diferentes tipos de documentos?

Sim, um DMS pode tratar uma grande variedade de tipos de documentos, incluindo documentos de texto, folhas de cálculo, PDFs, imagens digitalizadas, e-mails e muito mais.

É difícil fazer a transição de um sistema baseado em papel para um DMS?

A transição de um sistema baseado em papel para um DMS envolve a digitalização dos documentos em papel existentes e a formação do pessoal no novo sistema. Embora possa ser um processo complexo, os benefícios a longo prazo da melhoria da eficiência e da redução da desorganização compensam frequentemente o esforço inicial.

Qual é o melhor software de gestão de documentos?

O melhor software de gestão de documentos inclui o Microsoft SharePoint, conhecido pela sua integração perfeita com o Microsoft Office; o DocuWare, valorizado pela sua interface de fácil utilização e fortes capacidades de integração; o M-Files, que simplifica a organização de documentos com metadados; o Laserfiche, que oferece funcionalidades robustas de conformidade e segurança; e o Google Workspace, que fornece ferramentas de colaboração em tempo real fáceis de utilizar.

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