O que é um Sistema de Gerenciamento de Documentos Digitais (DMS)?

Um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) é uma solução de software projetada para organizar, gerenciar, armazenar e rastrear documentos eletrônicos (incluindo imagens digitais) de informações em papel. Ele facilita a digitalização de documentos físicos, tornando-os acessíveis, pesquisáveis e gerenciáveis em um formato digital.

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Como os Aplicativos de Digitalização e os Sistemas de Gerenciamento de Documentos (DMS) Trabalham Juntos para Melhorar os Fluxos de Trabalho?

Um aplicativo de digitalização como o Scan.Plus serve como o ponto de entrada para a digitalização de documentos físicos, enquanto o DMS fornece a estrutura para organizar, gerenciar, proteger e compartilhar esses documentos digitais. Juntos, eles facilitam a gestão de documentos de forma
eficiente, segura e acessível
, transformando processos tradicionais em papel em fluxos de trabalho digitais simplificados e eliminando o uso de papel.A gestão de documentos digitais envolve uma série de processos e tecnologias projetados para criar, armazenar, organizar, gerenciar e proteger documentos digitais ao longo de seu ciclo de vida. undefinedVeja como o Scan.Plus aprimora e simplifica esses processos:undefined

Digitalize e Escaneie Documentos em Papel (Vá Sem Papel)

Scan.Plus utiliza tecnologia avançada de digitalização impulsionada por IA para converter documentos em papel em formatos digitais. Com captura de imagem de alta qualidade e Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), o Scan.Plus garante que o texto dos documentos digitalizados seja extraído com precisão, tornando-os totalmente pesquisáveis e editáveis. Esses documentos são armazenados em formatos digitais como PDF, garantindo que estejam prontos para uma gestão eficiente.

Além disso, se os usuários precisarem assinar documentos eletronicamente, não há necessidade de imprimi-los. Eles podem completar todo o processo em seu celular ou desktop usando um aplicativo equipado como o Sign.Plus, permitindo uma gestão e assinatura de documentos sem papel de forma fluida. Isso não apenas economiza tempo e recursos, mas também aumenta a conveniência e a segurança no manuseio de documentos importantes.

Armazenar Documentos Escaneados

Uma vez que os documentos são digitalizados usando um aplicativo de digitalização, eles podem ser armazenados dentro do aplicativo ou transferidos para um software de gerenciamento de documentos. Um DMS fornece um repositório centralizado para esses documentos digitais, permitindo que os usuários os organizem em pastas e categorias. Esse sistema estruturado facilita a gestão e a recuperação de documentos quando necessário.

Como mencionado anteriormente, manter todos os seus documentos dentro de um aplicativo de digitalização também é possível, como é o caso do aplicativo Scan.Plus. Você pode categorizar seus documentos e filtrar seus documentos como desejar com base na categoria. Isso simplifica o acesso aos seus documentos de qualquer dispositivo, mesmo sem uma conexão com a internet.

Segurança e Conformidade

Um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) oferece recursos de segurança aprimorados, como criptografia, controles de acesso e trilhas de auditoria, protegendo documentos digitalizados contra acesso não autorizado e garantindo conformidade com requisitos regulatórios. Aplicativos de digitalização geralmente possuem recursos de segurança básicos, mas quando os documentos são transferidos para um DMS, eles se beneficiam dessas medidas de segurança avançadas.

Em relação ao Scan.Plus, usamos criptografia de dados avançada e robusta para proteger suas informações confidenciais. Sua privacidade é nossa principal prioridade e queremos garantir a criptografia completa dos dados, além de proteger suas informações sensíveis contra acesso não autorizado. Queremos que você fique tranquilo sabendo que seus documentos digitalizados estão protegidos em um ambiente seguro.

Compartilhe Documentos Online e Colabore

Tanto um aplicativo de digitalização quanto um DMS geralmente suportam o compartilhamento de documentos. Os usuários podem compartilhar documentos em vários formatos de arquivo (por exemplo, PDF, JPEG) diretamente do aplicativo de digitalização ou através do DMS. Essa funcionalidade facilita a colaboração, permitindo que membros da equipe ou partes externas acessem e trabalhem em documentos de forma integrada.

Scan.Plus permite que os usuários compartilhem documentos PDF diretamente por e-mail. Com a integração de e-mail, os usuários podem digitalizar um documento dentro da interface do Scan.Plus, convertê-lo em um documento PDF e enviá-lo para os destinatários sem precisar mudar de aplicativo.

‍Precisa compartilhar documentos em serviços populares de armazenamento em nuvem como Dropbox ou One Drive? Os usuários do Scan.Plus podem fazer upload de documentos PDF digitalizados diretamente em suas contas do Dropbox, tornando-os acessíveis de qualquer dispositivo. Essa integração simplifica o compartilhamento de documentos e garante que os arquivos sejam armazenados com segurança na nuvem.

Digitalize e Compartilhe Documentos

Quais indústrias se beneficiam mais de sistemas de gerenciamento de documentos e soluções de digitalização?

Saúde

Os provedores de saúde gerenciam extensos registros de pacientes, prontuários médicos e documentos administrativos. Ao digitalizar os registros dos pacientes com um aplicativo de digitalização e armazená-los em um DMS, as organizações de saúde podem melhorar a entrega de cuidados ao paciente, garantir conformidade com padrões regulatórios como HIPAA e aumentar a eficiência operacional por meio de fluxos de trabalho de documentos simplificados.

Serviços Financeiros

A contabilidade desempenha um papel crucial nos serviços financeiros, incluindo bancos, seguros e empresas de investimento. Essas instituições lidam com uma ampla gama de documentos financeiros, como balanços patrimoniais, demonstrações de resultados, declarações fiscais e relatórios de auditoria. Ao digitalizar e gerenciar documentos financeiros com um aplicativo de digitalização e um sistema de gerenciamento de documentos (DMS), os serviços financeiros podem simplificar os processos contábeis, melhorar a precisão dos relatórios financeiros e aumentar a conformidade com os padrões regulatórios.

Além de gerenciar esses documentos digitalmente com um aplicativo de digitalização, os prestadores de serviços financeiros podem se beneficiar do nosso modelo de contrato de contabilidade gratuito. Este modelo abrange uma variedade de acordos financeiros, incluindo taxas de pagamento, impostos, confidencialidade, propriedade do trabalho, garantias e leis governamentais. Ao aproveitar este modelo juntamente com soluções de gerenciamento de documentos digitalizados, as instituições financeiras podem agilizar os processos de criação de contratos, garantir conformidade legal e aumentar a eficiência operacional.

Construção

As empresas de construção lidam com documentação relacionada a planos de projeto, plantas, licenças regulatórias e contratos. Além de gerenciar esses documentos digitalmente com um aplicativo de digitalização e um sistema de gerenciamento de documentos (DMS), as empresas de construção podem se beneficiar do acesso a um modelo de contrato de construção gratuito. Este modelo abrange uma variedade de acordos de construção, incluindo contratos de subcontratados, propostas de projeto, termos, licenças, ajudando as empresas a simplificar os processos de criação de contratos, mitigar riscos legais e garantir consistência na documentação do projeto.

Ao digitalizar e gerenciar documentos de construção com um aplicativo de digitalização e um DMS, as empresas também podem melhorar o gerenciamento de projetos, agilizar a comunicação entre as partes interessadas do projeto e aumentar a conformidade com os requisitos de segurança e regulatórios.

Imóveis

As empresas imobiliárias lidam com documentos como contratos de gestão de propriedades ou contratos de locação. Ao digitalizar e gerenciar documentos imobiliários com um aplicativo de digitalização e um DMS, as empresas podem agilizar os processos de transação, melhorar o atendimento ao cliente e garantir a conformidade com as regulamentações imobiliárias e requisitos legais.

Além disso, nossa ferramenta de assinatura oferece aos corretores uma solução integrada para finalizar acordos e contratos. Além de digitalizar documentos, essa ferramenta permite que os corretores assinem contratos legalmente vinculativos eletronicamente com total segurança. Isso permite que eles gerenciem de forma eficiente o processo de assinatura, seja em reuniões presenciais com clientes ou realizando transações remotamente. Com essa ferramenta online, os corretores podem otimizar seu fluxo de trabalho, eliminar o uso de papel e proporcionar aos clientes uma experiência de assinatura conveniente e segura, aumentando a eficiência geral e a satisfação do cliente.

Indústria Jurídica

Os escritórios de advocacia lidam com grandes quantidades de documentação em papel todos os dias, incluindo processos, contratos e pareceres jurídicos. Ao digitalizar esses documentos usando um aplicativo de digitalização e gerenciá-los dentro de um DMS, os profissionais jurídicos podem gerenciar o armazenamento de documentos e melhorar a colaboração, garantindo acesso rápido a informações críticas e aprimorando o atendimento ao cliente.

Os Melhores Sistemas de Gestão de Documentos

Templafy para criar uma variedade de arquivos dentro do sistema e gerenciá-los a partir de um único feed.
M-File para alertá-lo se um documento foi salvo duas vezes.
DocuWare para integrar armazenamento em nuvem e automação de escritório para criar um ambiente de trabalho digital.
Microsoft Sharepoint para colaboração, armazenamento, organização e compartilhamento eficientes de documentos dentro de uma organização.

Perguntas Frequentes

O Google Drive é um sistema de gerenciamento de documentos?

O Google Drive, embora não seja um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) tradicional, oferece muitos recursos comumente encontrados em um DMS e pode funcionar como um DMS básico para muitos usuários e organizações.

Um DMS pode lidar com diferentes tipos de documentos?

Sim, um DMS pode lidar com uma ampla variedade de tipos de documentos, incluindo documentos de texto, planilhas, PDFs, imagens digitalizadas, e-mails e muito mais.

É difícil fazer a transição de um sistema baseado em papel para um DMS?

A transição de um sistema baseado em papel para um DMS envolve a digitalização de documentos em papel existentes e o treinamento da equipe no novo sistema. Embora possa ser um processo trabalhoso, os benefícios a longo prazo de maior eficiência e redução da desordem muitas vezes superam o esforço inicial.

Qual é o melhor software de gestão de documentos?

O melhor software de gerenciamento de documentos inclui o Microsoft SharePoint, conhecido por sua integração perfeita com o Microsoft Office; DocuWare, valorizado por sua interface amigável e fortes capacidades de integração; M-Files, que simplifica a organização de documentos com metadados; Laserfiche, oferecendo recursos robustos de conformidade e segurança; e Google Workspace, que fornece ferramentas de colaboração em tempo real fáceis de usar.