デジタル文書管理システム（DMS）とは？

文書管理システム（DMS）は、紙ベースの情報を電子文書（デジタル画像を含む）で整理、管理、保管、追跡するために設計されたソフトウェア・ソリューションである。物理的な文書のデジタル化を促進し、デジタル形式でアクセス、検索、管理できるようにする。

スキャンアプリと文書管理システム（DMS）の連携によるワークフローの強化とは？

Scan.Plusのようなスキャンアプリは、物理的な文書をデジタル化するための入り口として機能し、DMSはこれらのデジタル文書を整理、管理、保護、共有するためのフレームワークを提供します。

デジタルドキュメント管理には、デジタルドキュメントのライフサイクル全体を通して、作成、保存、整理、管理、保護を行うための一連のプロセスとテクノロジーが含まれます。Scan.Plusがこれらのプロセスをどのように強化し、簡素化するかをご紹介します：

紙文書のスキャンとデジタル化（ペーパーレス化）

Scan.Plusは、AIを活用した高度なスキャン技術により、紙文書をデジタルフォーマットに変換します。高品質の画像キャプチャと光学式文字認識（OCR）により、Scan.Plusはスキャンした文書からテキストを正確に抽出し、完全に検索・編集可能な状態にします。これらの文書はPDFなどのデジタル形式で保存されるため、効率的な管理が可能になります。

さらに、ユーザーが文書に電子署名する必要がある場合、印刷する必要はありません。Sign.Plusのようなアプリを使えば、モバイルやデスクトップですべてのプロセスを完了することができ、ペーパーレスでシームレスな文書管理と署名が可能になる。これにより、時間とリソースを節約できるだけでなく、重要な文書を取り扱う際の利便性と安全性も向上する。

スキャン文書の保存

スキャンアプリを使ってデジタル化された文書は、アプリ内に保存することも、文書管理ソフトウェアに転送することもできる。DMSは、これらのデジタル文書の一元的なリポジトリを提供し、ユーザーはそれらをフォルダやカテゴリに整理することができます。この構造化されたシステムにより、必要なときに文書を管理したり取り出したりすることが容易になる。

前述したように、Scan.Plusアプリのように、すべてのドキュメントをスキャンアプリ内に保管することも可能です。ドキュメントを分類し、カテゴリーに基づいてドキュメントをフィルタリングすることができます。これにより、インターネット接続がなくても、どのデバイスからでもドキュメントへのアクセスが簡単になります。

セキュリティとコンプライアンス

ドキュメントマネージャーシステム（DMS）は、暗号化、アクセス制御、監査証跡などの強化されたセキュリティ機能を提供し、不正アクセスからスキャン文書を保護し、規制要件へのコンプライアンスを確保します。スキャンアプリは通常、基本的なセキュリティ機能を備えていますが、ドキュメントがDMSに転送されると、これらの高度なセキュリティ対策の恩恵を受けることができます。

Scan.Plusでは、お客様の機密情報を保護するために高度で堅牢なデータ暗号化を使用しています。お客様のプライバシーを第一に考え、データの暗号化を徹底し、お客様の機密情報を不正アクセスから守ります。スキャンした文書は安全な環境で保護されますので、安心してご利用ください。

オンラインでドキュメントを共有し、コラボレーションする

通常、スキャンアプリとDMSの両方がドキュメントの共有をサポートしています。ユーザーは、スキャンアプリから直接、またはDMSを介して、さまざまなファイル形式（PDF、JPEGなど）のドキュメントを共有できます。この機能によりコラボレーションが促進され、チームメンバーや社外の関係者がシームレスにドキュメントにアクセスし、作業を行うことができます。

Scan.Plusでは、PDFドキュメントを電子メールで直接共有することができます。電子メールとの統合により、ユーザーはアプリケーションを切り替えることなく、Scan.Plusのインターフェイスで文書をスキャンし、PDF文書に変換して受信者に送信できます。

‍DropboxやOne Driveのような一般的なクラウドストレージサービスで文書を共有する必要がありますか？Scan.Plusユーザーは、スキャンしたPDF文書をDropboxアカウントに直接アップロードできるため、どのデバイスからでも文書にアクセスできます。この統合により、ドキュメント共有が効率化され、ファイルがクラウドに安全に保存されます。

ドキュメントのスキャンと共有

文書管理システムとスキャニング・ソリューションが最も恩恵を受ける業種は？

ヘルスケア

医療機関は、膨大な患者記録、カルテ、管理文書を管理しています。スキャンアプリで患者記録をデジタル化し、DMSに保存することで、医療機関は患者ケアの提供を改善し、HIPAAなどの規制基準へのコンプライアンスを確保し、合理化されたドキュメントワークフローによって業務効率を高めることができます。

金融サービス

会計は、銀行、保険、投資会社などの金融サービスにおいて重要な役割を担っています。これらの機関では、貸借対照表、損益計算書、税務申告書、監査報告書など、さまざまな財務文書を扱っています。スキャンアプリと文書管理システム（DMS）で財務文書をデジタル化して管理することで、金融サービスは会計プロセスを簡素化し、財務報告の精度を向上させ、規制基準へのコンプライアンスを強化することができます。

スキャンアプリでこれらの文書をデジタル管理するだけでなく、金融サービスプロバイダーは、当社の無料の会計契約書テンプレートを利用することができます。このテンプレートは、支払手数料、税金、守秘義務、業務の所有権、保証、政府関連法など、さまざまな財務契約をカバーしています。デジタル化された文書管理ソリューションとともにこのテンプレートを活用することで、金融機関は契約書作成プロセスを合理化し、法令遵守を徹底し、業務効率を高めることができます。

建設

建設会社は、プロジェクト計画、設計図、規制上の許可、契約書などに関連する文書を扱います。スキャンアプリや文書管理システム（DMS）でこれらの文書をデジタル管理するだけでなく、建設会社は無料の建設契約書テンプレートを利用することで利益を得ることができます。このテンプレートは、下請け契約、プロジェクト提案、条件、許可など、さまざまな建設契約をカバーしており、企業が契約書作成プロセスを簡素化し、法的リスクを軽減し、プロジェクト文書の一貫性を確保するのに役立ちます。

スキャニングアプリとDMSで建設文書をデジタル化して管理することで、企業はプロジェクト管理を改善し、プロジェクト関係者間のコミュニケーションを合理化し、安全性と規制要件へのコンプライアンスを強化することもできます。

不動産

不動産会社は、不動産管理契約書や賃貸借契約書などの書類を取り扱っています。スキャンアプリとDMSで不動産ドキュメントをデジタル化し管理することで、取引プロセスをスムーズにし、顧客サービスを向上させ、不動産規制や法的要件へのコンプライアンスを確保することができます。

さらに、当社の署名ツールは、不動産業者が契約書や合意書を最終化するためのシームレスなソリューションを提供します。文書の電子化に加え、このツールにより、不動産業者は法的拘束力のある契約書に完全なセキュリティで電子署名することができます。これにより、不動産業者は、顧客と直接会っている場合でも、遠隔で取引を行っている場合でも、署名プロセスを効率的に管理することができます。このオンラインツールにより、不動産業者はワークフローを合理化し、ペーパーレスを実現し、便利で安全な署名体験を顧客に提供することができ、全体的な効率と顧客満足度を高めることができる。

法律業界

法律事務所では、事件ファイル、契約書、準備書面など、毎日膨大な量の紙ベースの文書を扱っています。スキャンアプリを使用してこれらの文書をデジタル化し、DMSで管理することで、法律専門家は文書の保管を管理し、コラボレーションを向上させ、重要な情報への迅速なアクセスを確保し、クライアントサービスを向上させることができます。

最適な文書管理システム

Templafy システム内で様々なファイルを作成し、単一のフィードから管理することができます。
文書が二重に保存された場合に警告を発するM-File。
クラウドストレージとオフィスオートメーションを統合し、デジタルワークプレイスを実現するDocuWare。
Microsoft Sharepointは、組織内での効率的なコラボレーション、ドキュメントの保管、整理、共有を実現します。

よくあるご質問

グーグル・ドライブは文書管理システムか？

Googleドライブは、伝統的な文書管理システム（DMS）ではありませんが、DMSによく見られる多くの機能を提供しており、多くのユーザーや組織にとって基本的なDMSとして機能します。

DMSはさまざまな種類の文書を扱えるか？

DMSは、テキスト文書、スプレッドシート、PDF、スキャン画像、電子メールなど、さまざまな種類の文書を扱うことができます。

紙ベースのシステムからDMSへの移行は難しいですか？

紙ベースのシステムからDMSへの移行には、既存の紙文書をデジタル化し、新システムについてスタッフをトレーニングする必要がある。複雑なプロセスではあるが、効率性の向上や乱雑さの解消といった長期的なメリットは、初期の労力を上回ることが多い。

最適な文書管理ソフトウェアとは？

最高の文書管理ソフトウェアには、Microsoft Officeとのシームレスな統合で知られるMicrosoft SharePoint、ユーザーフレンドリーなインターフェースと強力な統合機能が評価されているDocuWare、メタデータによる文書整理を簡素化するM-Files、強固なコンプライアンスとセキュリティ機能を提供するLaserfiche、使いやすいリアルタイム・コラボレーション・ツールを提供するGoogle Workspaceなどがある。

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Scan.Plusは、個人でも企業でも完全に無料で利用できる安全なモバイルスキャナーです。