デジタル文書管理システム（DMS）とは何ですか？

ドキュメント管理システム（DMS）は、電子文書（紙ベースの情報を含むデジタル画像）を整理、管理、保存、追跡するために設計されたソフトウェアソリューションです。物理的な文書のデジタル化を促進し、デジタル形式でアクセス可能、検索可能、管理可能にします。

スキャンアプリと文書管理システム（DMS）がどのように連携してワークフローを向上させるか？

Scan.Plusのようなスキャンアプリは、物理的な文書をデジタル化するための入り口として機能し、DMSはこれらのデジタル文書を整理、管理、保護、共有するためのフレームワークを提供します。これらは一緒に、効率的で安全かつアクセス可能な文書管理を促進し、従来の紙ベースのプロセスを合理化されたデジタルワークフローに変革し、ペーパーレスを実現します。

デジタル文書管理は、デジタル文書をそのライフサイクル全体にわたって作成、保存、整理、管理、保護するために設計された一連のプロセスと技術を含みます。 Scan.Plusがこれらのプロセスをどのように強化し、簡素化するかは次のとおりです：

紙の文書をスキャンしてデジタル化する（ペーパーレス化）

Scan.Plusは、高度なAI駆動のスキャン技術を使用して、紙の文書をデジタル形式に変換します。高品質の画像キャプチャと光学式文字認識 (OCR)により、Scan.Plusはスキャンされた文書からテキストを正確に抽出し、完全に検索可能で編集可能にします。これらの文書はPDFなどのデジタル形式で保存され、効率的な管理のために準備されています。

さらに、ユーザーが電子的に文書に署名する必要がある場合、印刷する必要はありません。彼らは、Sign.Plusのようなアプリを使用して、モバイルまたはデスクトップでプロセス全体を完了することができ、シームレスでペーパーレスな文書管理と署名を可能にします。これにより、時間とリソースを節約できるだけでなく、重要な文書の取り扱いの便利さと安全性も向上します。

スキャンした文書を保存する

ドキュメントがスキャンアプリを使用してデジタル化されると、それらはアプリ内に保存することも、ドキュメント管理ソフトウェアに転送することもできます。DMSはこれらのデジタルドキュメントの集中リポジトリを提供し、ユーザーがそれらをフォルダーやカテゴリに整理できるようにします。この構造化されたシステムにより、必要なときにドキュメントを管理し、取得することが容易になります。

前述のように、すべてのドキュメントをスキャンアプリ内に保持することも可能であり、Scan.Plusアプリの場合も同様です。あなたはドキュメントをカテゴリ分けし、フィルタリングして、カテゴリに基づいて好きなようにドキュメントを整理できます。これにより、インターネット接続がなくても、どのデバイスからでもドキュメントにアクセスすることが簡単になります。

セキュリティとコンプライアンス

ドキュメント管理システム（DMS）は、暗号化、アクセス制御、監査証跡などの強化されたセキュリティ機能を提供し、スキャンされた文書を不正アクセスから保護し、規制要件の遵守を確保します。スキャンアプリは通常、基本的なセキュリティ機能を備えていますが、文書がDMSに転送されると、これらの高度なセキュリティ対策の恩恵を受けます。

Scan.Plusに関しては、機密情報を保護するために高度で堅牢なデータ暗号化を使用しています。あなたのプライバシーは私たちの最優先事項であり、完全なデータ暗号化を確保し、あなたの機密情報を不正アクセスから守りたいと考えています。スキャンされた文書が安全な環境内で保護されていることを知って、安心していただきたいと思います。

オンラインで文書を共有し、コラボレーションする

スキャンアプリとDMSは通常、ドキュメント共有をサポートしています。ユーザーは、スキャンアプリまたはDMSを通じて、さまざまなファイル形式（例：PDF、JPEG）のドキュメントを直接共有できます。この機能はコラボレーションを促進し、チームメンバーや外部の関係者がシームレスにドキュメントにアクセスし、作業できるようにします。

Scan.Plusは、ユーザーがPDFドキュメントを直接メールで共有できるようにします。メール統合により、ユーザーはScan.Plusインターフェース内でドキュメントをスキャンし、PDFドキュメントに変換し、アプリケーションを切り替えることなく受信者に送信できます。

‍DropboxやOne Driveなどの人気のクラウドストレージサービスでドキュメントを共有する必要がありますか？ Scan.Plusのユーザーは、スキャンしたPDFドキュメントを直接Dropboxアカウントにアップロードできるため、どのデバイスからでもアクセス可能です。この統合により、ドキュメント共有が効率化され、ファイルが安全にクラウドに保存されることが保証されます。

文書をスキャンして共有する

ドキュメント管理システムとスキャンソリューションから最も恩恵を受ける業界はどれですか？

ヘルスケア

医療提供者は広範な患者記録、医療チャート、行政文書を管理しています。スキャンアプリを使用して患者記録をデジタル化し、DMSに保存することで、医療機関は患者ケアの提供を改善し、HIPAAなどの規制基準への準拠を確保し、文書ワークフローの効率化を通じて運営効率を向上させることができます。

金融サービス

会計は、銀行、保険、投資会社を含む金融サービスにおいて重要な役割を果たしています。これらの機関は、貸借対照表、損益計算書、税務申告書、監査報告書など、さまざまな金融文書を扱っています。スキャンアプリと文書管理システム（DMS）を使用して金融文書をデジタル化し管理することで、金融サービスは会計プロセスを簡素化し、財務報告の正確性を向上させ、規制基準へのコンプライアンスを強化できます。

スキャンアプリを使用してこれらの文書をデジタルで管理することに加えて、金融サービスプロバイダーは、無料の会計契約テンプレートを利用することができます。このテンプレートは、支払い手数料、税金、機密保持、作業の所有権、保証、政府の法律など、さまざまな金融契約をカバーしています。このテンプレートをデジタル化された文書管理ソリューションと併用することで、金融機関は契約作成プロセスを効率化し、法的コンプライアンスを確保し、業務効率を向上させることができます。

建設

建設会社は、プロジェクト計画、設計図、規制許可、契約書に関連する文書を扱っています。スキャンアプリと文書管理システム（DMS）を使用してこれらの文書をデジタルで管理することに加えて、建設会社は無料の建設契約テンプレートにアクセスすることで利益を得ることができます。このテンプレートは、下請け契約、プロジェクト提案、条件、許可を含むさまざまな建設契約をカバーしており、企業が契約作成プロセスを簡素化し、法的リスクを軽減し、プロジェクト文書の一貫性を確保するのに役立ちます。

スキャンアプリとDMSを使用して建設文書をデジタル化し管理することで、企業はプロジェクト管理を改善し、プロジェクト関係者間のコミュニケーションを効率化し、安全および規制要件への準拠を強化することもできます。

不動産

不動産会社は、不動産管理契約や賃貸契約などの文書を扱います。スキャンアプリとDMSを使用して不動産文書をデジタル化し管理することで、会社は取引プロセスを円滑にし、顧客サービスを向上させ、不動産規制や法的要件の遵守を確保できます。

さらに、私たちの署名ツールは、不動産業者に契約や合意を締結するためのシームレスなソリューションを提供します。文書のデジタル化に加えて、このツールは不動産業者が完全なセキュリティで法的拘束力のある契約に電子的に署名することを可能にします。これにより、顧客と対面で会う場合でも、リモートで取引を行う場合でも、署名プロセスを効率的に管理できます。このオンラインツールを使用することで、不動産業者はワークフローを合理化し、ペーパーレス化を進め、顧客に便利で安全な署名体験を提供し、全体的な効率と顧客満足度を向上させることができます。

法律業界

法律事務所は、ケースファイル、契約書、法的ブリーフを含む膨大な量の紙ベースの文書を日々扱っています。スキャンアプリを使用してこれらの文書をデジタル化し、DMS内で管理することで、法律専門家は文書の保管を管理し、コラボレーションを改善し、重要な情報への迅速なアクセスを確保し、クライアントサービスを向上させることができます。

最高のドキュメント管理システム

Templafy は、システム内でさまざまなファイルを作成し、単一のフィードからそれらを管理するためのものです。
ドキュメントが二重に保存された場合に警告するためのM-File。
クラウドストレージとオフィスオートメーションを統合してデジタルワークプレイスを作成するためのDocuWare。
Microsoft Sharepointは、組織内での文書の効率的なコラボレーション、ストレージ、整理、共有のためのツールです。

よくある質問

Google Driveは文書管理システムですか？

Google Driveは、従来の文書管理システム（DMS）ではありませんが、DMSに一般的に見られる多くの機能を提供しており、多くのユーザーや組織にとって基本的なDMSとして機能することができます。

DMSは異なる種類の文書を処理できますか？

はい、DMSはテキスト文書、スプレッドシート、PDF、スキャン画像、メールなど、さまざまな文書タイプを処理できます。

紙ベースのシステムからDMSに移行するのは難しいですか？

紙ベースのシステムからDMSへの移行は、既存の紙文書をデジタル化し、新しいシステムについてスタッフを訓練することを含みます。これは手間のかかるプロセスになることがありますが、効率の向上や混乱の軽減といった長期的な利点は、初期の努力を上回ることが多いです。

最高のドキュメント管理ソフトウェアとは何ですか？

最高のドキュメント管理ソフトウェアには、Microsoft Officeとのシームレスな統合で知られるMicrosoft SharePoint、ユーザーフレンドリーなインターフェースと強力な統合機能が評価されているDocuWare、メタデータを使用してドキュメントの整理を簡素化するM-Files、堅牢なコンプライアンスとセキュリティ機能を提供するLaserfiche、使いやすいリアルタイムコラボレーションツールを提供するGoogle Workspaceが含まれます。