Che cos'è un sistema di gestione digitale dei documenti (DMS)?

Un sistema di gestione dei documenti (DMS) è una soluzione software progettata per organizzare, gestire, archiviare e tenere traccia dei documenti elettronici (comprese le immagini digitali) delle informazioni cartacee. Facilita la digitalizzazione dei documenti fisici, rendendoli accessibili, ricercabili e gestibili in formato digitale.

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In che modo le app di scansione e i sistemi di gestione documentale (DMS) lavorano insieme per migliorare i flussi di lavoro?

Un'applicazione di scansione come Scan.Plus funge da punto di ingresso per la digitalizzazione dei documenti fisici, mentre il DMS fornisce la struttura per organizzare, gestire, proteggere e condividere questi documenti digitali. Insieme, facilitano una gestione efficiente, sicura e accessibile dei documenti, trasformando i processi tradizionali basati sulla carta in flussi di lavoro digitali semplificati e senza carta.

La gestione digitale dei documenti comprende una serie di processi e tecnologie progettati per creare, archiviare, organizzare, gestire e proteggere i documenti digitali durante il loro ciclo di vita. Ecco come Scan.Plus migliora e semplifica questi processi:

Scannerizzare e digitalizzare i documenti cartacei (non usare la carta)

Scan.Plus utilizza una tecnologia di scansione avanzata basata sull'intelligenza artificiale per convertire i documenti cartacei in formati digitali. Grazie all'acquisizione di immagini di alta qualità e al riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), Scan.Plus garantisce l'estrazione accurata del testo dai documenti scansionati, rendendoli completamente ricercabili e modificabili. Questi documenti vengono archiviati in formati digitali come il PDF, assicurando che siano pronti per una gestione efficiente.

Inoltre, se gli utenti devono firmare i documenti elettronicamente, non c'è bisogno di stamparli. Possono completare l'intero processo sul cellulare o sul desktop utilizzando un'applicazione attrezzata come Sign.Plus, che consente una gestione e una firma dei documenti senza soluzione di continuità e senza carta. Questo non solo fa risparmiare tempo e risorse, ma aumenta anche la comodità e la sicurezza nella gestione dei documenti importanti.

Archiviare i documenti scansionati

Una volta digitalizzati con un'app di scansione, i documenti possono essere archiviati all'interno dell'app o trasferiti a un software di gestione documentale. Un DMS fornisce un archivio centralizzato per questi documenti digitali, consentendo agli utenti di organizzarli in cartelle e categorie. Questo sistema strutturato facilita la gestione e il recupero dei documenti in caso di necessità.

Come già detto, è possibile conservare tutti i documenti all'interno di un'app di scansione, come nel caso dell'app Scan.Plus. È possibile suddividere i documenti in categorie e filtrarli a piacimento in base alla categoria. Questo semplifica l'accesso ai documenti da qualsiasi dispositivo, anche senza connessione a Internet.

Sicurezza e conformità

Un sistema di gestione dei documenti (DMS) offre funzioni di sicurezza avanzate come crittografia, controlli di accesso e audit trail, proteggendo i documenti scansionati da accessi non autorizzati e garantendo la conformità ai requisiti normativi. Le applicazioni di scansione hanno in genere funzioni di sicurezza di base, ma quando i documenti vengono trasferiti in un DMS, beneficiano di queste misure di sicurezza avanzate.

Per quanto riguarda Scan.Plus, utilizziamo una crittografia dei dati avanzata e robusta per proteggere le vostre informazioni riservate. La vostra privacy è la nostra massima priorità e vogliamo garantire la completa crittografia dei dati e salvaguardare le vostre informazioni sensibili da accessi non autorizzati. Vogliamo che possiate stare tranquilli sapendo che i vostri documenti scansionati sono protetti in un ambiente sicuro.

Condividere documenti online e collaborare

Sia un'applicazione di scansione che un DMS supportano in genere la condivisione dei documenti. Gli utenti possono condividere documenti in vari formati di file (ad esempio, PDF, JPEG) direttamente dall'app di scansione o attraverso il DMS. Questa funzionalità facilita la collaborazione, consentendo ai membri del team o alle parti esterne di accedere ai documenti e di lavorarci senza problemi.

Scan.Plus consente agli utenti di condividere documenti PDF direttamente via e-mail. Grazie all'integrazione con la posta elettronica, gli utenti possono scansionare un documento all'interno dell'interfaccia di Scan.Plus, convertirlo in un documento PDF e inviarlo ai destinatari senza dover cambiare applicazione.

‍ Avete bisogno dicondividere documenti su servizi di cloud storage come Dropbox o One Drive? Gli utenti di Scan.Plus possono caricare i documenti PDF scansionati direttamente sui loro account Dropbox, rendendoli accessibili da qualsiasi dispositivo. Questa integrazione semplifica la condivisione dei documenti e garantisce l'archiviazione sicura dei file nel cloud.

Scansione e condivisione dei documenti

Quali sono i settori che beneficiano maggiormente dei sistemi di gestione documentale e delle soluzioni di scansione?

Assistenza sanitaria

Gli operatori sanitari gestiscono numerose cartelle cliniche, cartelle cliniche e documenti amministrativi. Digitalizzando le cartelle cliniche con un'app di scansione e archiviandole in un DMS, le organizzazioni sanitarie possono migliorare l'assistenza ai pazienti, garantire la conformità agli standard normativi come l'HIPAA e aumentare l'efficienza operativa grazie a flussi di lavoro semplificati.

Servizi finanziari

La contabilità svolge un ruolo cruciale nei servizi finanziari, tra cui le banche, le assicurazioni e le società di investimento. Queste istituzioni gestiscono un'ampia gamma di documenti finanziari, come bilanci, dichiarazioni dei redditi, dichiarazioni fiscali e relazioni di revisione. Digitalizzando e gestendo i documenti finanziari con un'app di scansione e un sistema di gestione documentale (DMS), i servizi finanziari possono semplificare i processi contabili, migliorare l'accuratezza del reporting finanziario e aumentare la conformità agli standard normativi.

Oltre a gestire questi documenti in modo digitale con un'app di scansione, i fornitori di servizi finanziari possono beneficiare del nostro modello di contratto contabile gratuito. Questo modello copre una serie di accordi finanziari, tra cui commissioni di pagamento, tasse, riservatezza, proprietà del lavoro, garanzie e leggi governative. Utilizzando questo modello insieme alle soluzioni di gestione documentale digitalizzata, gli istituti finanziari possono snellire i processi di creazione dei contratti, garantire la conformità legale e migliorare l'efficienza operativa.

Costruzione

Le imprese edili hanno a che fare con la documentazione relativa a piani di progetto, cianografie, permessi normativi e accordi contrattuali. Oltre a gestire questi documenti in modo digitale con un'app di scansione e un sistema di gestione dei documenti (DMS), le imprese edili possono beneficiare dell'accesso a un modello di contratto di costruzione gratuito. Questo modello copre una serie di accordi edilizi, tra cui contratti di subappalto, proposte di progetto, termini e permessi, aiutando le aziende a semplificare i processi di creazione dei contratti, a ridurre i rischi legali e a garantire la coerenza della documentazione di progetto.

Digitalizzando e gestendo i documenti di costruzione con un'app di scansione e un DMS, le aziende possono anche migliorare la gestione del progetto, snellire la comunicazione tra le parti interessate e aumentare la conformità ai requisiti di sicurezza e normativi.

Immobili

Le società immobiliari gestiscono documenti come contratti di gestione immobiliare o contratti di locazione. Digitalizzando e gestendo i documenti immobiliari con un'app di scansione e un DMS, gli studi possono semplificare i processi di transazione, migliorare il servizio ai clienti e garantire la conformità alle normative immobiliari e ai requisiti legali.

Inoltre, il nostro strumento di firma offre agli agenti immobiliari una soluzione perfetta per la finalizzazione di accordi e contratti. Oltre a digitalizzare i documenti, questo strumento consente agli agenti immobiliari di firmare elettronicamente contratti legalmente vincolanti in tutta sicurezza. Ciò consente di gestire in modo efficiente il processo di firma, sia che incontrino i clienti di persona sia che conducano transazioni a distanza. Con questo strumento online, gli agenti immobiliari possono snellire il loro flusso di lavoro, non utilizzare la carta e offrire ai clienti un'esperienza di firma comoda e sicura, migliorando l'efficienza complessiva e la soddisfazione dei clienti.

Industria legale

Gli studi legali gestiscono ogni giorno grandi quantità di documentazione cartacea, tra cui fascicoli di cause, contratti e memorie legali. Digitalizzando questi documenti con un'app di scansione e gestendoli all'interno di un DMS, i professionisti del settore legale possono gestire l'archiviazione dei documenti e migliorare la collaborazione, garantendo un accesso rapido alle informazioni critiche e migliorando il servizio ai clienti.

I migliori sistemi di gestione dei documenti

Templafy per creare una serie di file all'interno del sistema e gestirli da un unico feed.
M-File per avvisare l'utente se un documento è stato salvato due volte.
DocuWare per l'integrazione del cloud storage e dell'automazione d'ufficio per creare un ambiente di lavoro digitale.
Microsoft Sharepoint per un'efficiente collaborazione, archiviazione, organizzazione e condivisione di documenti all'interno di un'organizzazione.

Domande frequenti

Google Drive è un sistema di gestione dei documenti?

Google Drive, pur non essendo un sistema di gestione dei documenti (DMS) tradizionale, offre molte funzioni che si trovano comunemente in un DMS e può funzionare come DMS di base per molti utenti e organizzazioni.

Un DMS può gestire diversi tipi di documenti?

Sì, un DMS può gestire un'ampia varietà di tipi di documenti, tra cui documenti di testo, fogli di calcolo, PDF, immagini scansionate, e-mail e altro ancora.

È difficile passare da un sistema cartaceo a un DMS?

La transizione da un sistema cartaceo a un DMS comporta la digitalizzazione dei documenti cartacei esistenti e la formazione del personale sul nuovo sistema. Sebbene possa essere un processo impegnativo, i benefici a lungo termine di una maggiore efficienza e di una riduzione del disordine spesso superano lo sforzo iniziale.

Qual è il miglior software di gestione documentale?

Tra i migliori software di gestione documentale figurano Microsoft SharePoint, noto per la sua perfetta integrazione con Microsoft Office; DocuWare, apprezzato per l'interfaccia intuitiva e le forti capacità di integrazione; M-Files, che semplifica l'organizzazione dei documenti con i metadati; Laserfiche, che offre solide funzioni di conformità e sicurezza; e Google Workspace, che fornisce strumenti di collaborazione in tempo reale facili da usare.

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