Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents numériques (DMS) ?
Comment les applications de numérisation et les systèmes de gestion de documents (DMS) travaillent ensemble pour améliorer les flux de travail ?
Une application de numérisation telle que Scan.Plus sert de point d'entrée pour la numérisation de documents physiques, tandis que le DMS fournit le cadre pour organiser, gérer, sécuriser et partager ces documents numériques. Ensemble, ils facilitent une gestion documentaire efficace, sécurisée et accessible, transformant les processus traditionnels basés sur le papier en flux de travail numériques rationalisés et en éliminant le papier.
La gestion des documents numériques implique une série de processus et de technologies conçus pour créer, stocker, organiser, gérer et sécuriser les documents numériques tout au long de leur cycle de vie. Voici comment Scan.Plus améliore et simplifie ces processus :
Numérisez et digitalisez des documents papier (Devenez sans papier)
Scan.Plus utilise une technologie de numérisation avancée alimentée par l'IA pour convertir des documents papier en formats numériques. Avec une capture d'image de haute qualité et Reconnaissance Optique de Caractères (OCR), Scan.Plus garantit que le texte des documents numérisés est extrait avec précision, les rendant entièrement consultables et modifiables. Ces documents sont stockés dans des formats numériques tels que PDF, garantissant qu'ils sont prêts pour une gestion efficace.
De plus, si les utilisateurs ont besoin de signer des documents électroniquement, il n'est pas nécessaire de les imprimer. Ils peuvent compléter l'ensemble du processus sur leur mobile ou leur bureau en utilisant une application équipée telle que Sign.Plus, permettant une gestion et une signature de documents sans papier, sans faille. Cela permet non seulement de gagner du temps et des ressources, mais aussi de renforcer la commodité et la sécurité dans la gestion de documents importants.
Stocker des documents numérisés
Une fois que les documents sont numérisés à l'aide d'une application de numérisation, ils peuvent être stockés dans l'application ou transférés vers un logiciel de gestion documentaire. Un DMS fournit un référentiel centralisé pour ces documents numériques, permettant aux utilisateurs de les organiser en dossiers et en catégories. Ce système structuré facilite la gestion et la récupération des documents lorsque cela est nécessaire.
Comme mentionné précédemment, il est également possible de conserver tous vos documents dans une application de numérisation, comme c'est le cas avec l'application Scan.Plus. Vous pouvez catégoriser vos documents et filtrer vos documents comme vous le souhaitez en fonction de la catégorie. Cela simplifie l'accès à vos documents depuis n'importe quel appareil, même sans connexion Internet.
Sécurité et conformité
Un système de gestion de documents (DMS) offre des fonctionnalités de sécurité améliorées telles que le chiffrement, les contrôles d'accès et les pistes de vérification, protégeant les documents numérisés contre tout accès non autorisé et garantissant la conformité aux exigences réglementaires. Les applications de numérisation ont généralement des fonctionnalités de sécurité de base, mais lorsque les documents sont transférés vers un DMS, ils bénéficient de ces mesures de sécurité avancées.
Concernant Scan.Plus, nous utilisons un chiffrement des données avancé et robuste pour sécuriser vos informations confidentielles. Votre vie privée est notre priorité absolue et nous voulons garantir un chiffrement complet des données, et protéger vos informations sensibles contre tout accès non autorisé. Nous voulons que vous soyez tranquille en sachant que vos documents numérisés sont protégés dans un environnement sécurisé.
Partagez des documents en ligne et collaborez
Une application de numérisation et un DMS prennent généralement en charge le partage de documents. Les utilisateurs peuvent partager des documents dans divers formats de fichier (par exemple, PDF, JPEG) directement depuis l'application de numérisation ou via le DMS. Cette fonctionnalité facilite la collaboration, permettant aux membres de l'équipe ou aux parties externes d'accéder et de travailler sur des documents sans effort.
Scan.Plus permet aux utilisateurs de partager des documents PDF directement par e-mail. Avec l'intégration par e-mail, les utilisateurs peuvent numériser un document dans l'interface de Scan.Plus, le convertir en document PDF et l'envoyer aux destinataires sans même changer d'application.
Besoin de partager des documents sur des services de stockage cloud populaires comme Dropbox ou One Drive ? Les utilisateurs de Scan.Plus peuvent télécharger des documents PDF numérisés directement sur leurs comptes Dropbox, les rendant accessibles depuis n'importe quel appareil. Cette intégration simplifie le partage de documents et garantit que les fichiers sont stockés en toute sécurité dans le cloud.
Quelles industries bénéficient le plus des systèmes de gestion de documents et des solutions de numérisation ?
Santé
Les prestataires de soins de santé gèrent d'importants dossiers de patients, des dossiers médicaux et des documents administratifs. En numérisant les dossiers des patients avec une application de numérisation et en les stockant dans un DMS, les organisations de santé peuvent améliorer la prestation des soins aux patients, garantir la conformité aux normes réglementaires telles que HIPAA, et améliorer l'efficacité opérationnelle grâce à des flux de documents rationalisés.
Services Financiers
La comptabilité joue un rôle crucial dans les services financiers, y compris les banques, les assurances et les sociétés d'investissement. Ces institutions traitent une large gamme de documents financiers, tels que les bilans, les états des résultats, les déclarations fiscales et les rapports d'audit. En numérisant et en gérant les documents financiers avec une application de numérisation et un système de gestion de documents (SGD), les services financiers peuvent simplifier les processus comptables, améliorer l'exactitude des rapports financiers et renforcer la conformité aux normes réglementaires.
En plus de gérer ces documents numériquement avec une application de numérisation, les prestataires de services financiers peuvent bénéficier de notre modèle de contrat comptable gratuit. Ce modèle couvre une gamme d'accords financiers, y compris les frais de paiement, les impôts, la confidentialité, la propriété du travail, les garanties et les lois gouvernementales. En tirant parti de ce modèle aux côtés de solutions de gestion de documents numérisés, les institutions financières peuvent rationaliser les processus de création de contrats, garantir la conformité légale et améliorer l'efficacité opérationnelle.
Construction
Les entreprises de construction traitent des documents liés aux plans de projet, aux plans, aux permis réglementaires et aux contrats. En plus de gérer ces documents numériquement avec une application de numérisation et un système de gestion de documents (SGD), les entreprises de construction peuvent bénéficier d'un accès à un modèle de contrat de construction gratuit. Ce modèle couvre une gamme d'accords de construction, y compris les contrats de sous-traitance, les propositions de projet, les conditions, les permis, aidant les entreprises à simplifier les processus de création de contrats, à atténuer les risques juridiques et à garantir la cohérence de la documentation du projet.
En numérisant et en gérant les documents de construction avec une application de numérisation et un SGD, les entreprises peuvent également améliorer la gestion de projet, rationaliser la communication entre les parties prenantes du projet et renforcer la conformité aux exigences de sécurité et réglementaires.
Immobilier
Les agences immobilières gèrent des documents tels que des contrats de gestion immobilière ou des contrats de location. En numérisant et en gérant les documents immobiliers avec une application de numérisation et un DMS, les agences peuvent simplifier les processus de transaction, améliorer le service client et garantir la conformité aux réglementations immobilières et aux exigences légales.
De plus, notre outil de signature offre aux agents immobiliers une solution fluide pour finaliser les accords et les contrats. En plus de numériser les documents, cet outil permet aux agents immobiliers de signer des contrats juridiquement contraignants électroniquement avec une sécurité totale. Cela leur permet de gérer efficacement le processus de signature, qu'ils rencontrent des clients en personne ou qu'ils effectuent des transactions à distance. Avec cet outil en ligne, les agents immobiliers peuvent rationaliser leur flux de travail, passer au sans papier et offrir aux clients une expérience de signature pratique et sécurisée, améliorant ainsi l'efficacité globale et la satisfaction des clients.
Industrie juridique
Les cabinets d'avocats traitent chaque jour d'énormes quantités de documentation sur papier, y compris des dossiers d'affaires, des contrats et des notes juridiques. En numérisant ces documents à l'aide d'une application de numérisation et en les gérant au sein d'un DMS, les professionnels du droit peuvent gérer le stockage des documents et améliorer la collaboration, garantissant un accès rapide à des informations critiques et améliorant le service client.
Les meilleurs systèmes de gestion de documents
- Templafy pour créer une gamme de fichiers au sein du système et les gérer à partir d'un seul flux.
- M-File pour vous alerter si un document a été enregistré deux fois.
- DocuWare pour intégrer le stockage cloud et l'automatisation de bureau afin de créer un espace de travail numérique.
- Microsoft Sharepoint pour une collaboration, un stockage, une organisation et un partage efficaces des documents au sein d'une organisation.
FAQs
Google Drive est-il un système de gestion de documents ?
Un DMS peut-il gérer différents types de documents ?
Est-il difficile de passer d'un système papier à un DMS ?
Quel est le meilleur logiciel de gestion de documents ?
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