Une application de numérisation telle que Scan.Plus sert de point d'entrée pour la numérisation des documents physiques, tandis que le DMS fournit le cadre pour organiser, gérer, sécuriser et partager ces documents numériques. Ensemble, ils facilitent une gestion efficace, sécurisée et accessible des documents, transformant les processus traditionnels basés sur le papier en flux de travail numériques rationalisés et sans papier.
La gestion des documents numériques implique une série de processus et de technologies conçus pour créer, stocker, organiser, gérer et sécuriser les documents numériques tout au long de leur cycle de vie. Voici comment Scan.Plus améliore et simplifie ces processus :
Scan.Plus utilise une technologie de numérisation avancée alimentée par l'IA pour convertir les documents papier en formats numériques. Grâce à la capture d'images de haute qualité et à la reconnaissance optique de caractères (OCR), Scan.Plus garantit que le texte des documents numérisés est extrait avec précision, ce qui les rend entièrement consultables et modifiables. Ces documents sont stockés dans des formats numériques tels que le PDF, ce qui permet de les gérer efficacement.
De plus, si les utilisateurs doivent signer des documents électroniquement, il n'est pas nécessaire de les imprimer. Ils peuvent effectuer l'ensemble du processus sur leur mobile ou leur ordinateur de bureau à l'aide d'une application équipée telle que Sign.Plus, ce qui permet une gestion et une signature des documents transparentes et sans papier. Cela permet non seulement d'économiser du temps et des ressources, mais aussi d'améliorer la commodité et la sécurité de la gestion des documents importants.
Une fois les documents numérisés à l'aide d'une application de numérisation, ils peuvent être stockés dans l'application ou transférés vers un logiciel de gestion de documents. Un SGD fournit un référentiel centralisé pour ces documents numériques, permettant aux utilisateurs de les organiser en dossiers et en catégories. Ce système structuré facilite la gestion et la récupération des documents en cas de besoin.
Comme indiqué précédemment, il est également possible de conserver tous vos documents dans une application de numérisation, comme c'est le cas avec l'application Scan.Plus. Vous pouvez classer vos documents par catégories et les filtrer comme vous le souhaitez en fonction de ces catégories. Cela simplifie l'accès à vos documents depuis n'importe quel appareil, même sans connexion internet.
Un système de gestion de documents (SGD) offre des fonctions de sécurité améliorées telles que le cryptage, les contrôles d'accès et les pistes d'audit, protégeant les documents numérisés contre les accès non autorisés et garantissant la conformité avec les exigences réglementaires. Les applications de numérisation ont généralement des fonctions de sécurité de base, mais lorsque les documents sont transférés vers un DMS, ils bénéficient de ces mesures de sécurité avancées.
En ce qui concerne Scan.Plus, nous utilisons un cryptage de données avancé et robuste pour sécuriser vos informations confidentielles. Votre vie privée est notre priorité absolue et nous voulons garantir un cryptage complet des données et protéger vos informations sensibles contre tout accès non autorisé. Nous voulons que vous ayez l'esprit tranquille en sachant que vos documents numérisés sont protégés dans un environnement sécurisé.
Une application de numérisation et un SGD prennent généralement en charge le partage de documents. Les utilisateurs peuvent partager des documents dans différents formats de fichier (par exemple, PDF, JPEG) directement à partir de l'application de numérisation ou par l'intermédiaire du SGD. Cette fonctionnalité facilite la collaboration, permettant aux membres d'une équipe ou à des tiers d'accéder à des documents et de travailler dessus en toute transparence.
Scan.Plus permet aux utilisateurs de partager des documents PDF directement par courrier électronique. Grâce à l'intégration de la messagerie électronique, les utilisateurs peuvent numériser un document dans l'interface Scan.Plus, le convertir en document PDF et l'envoyer aux destinataires sans même changer d'application.
Nécessité departager des documents sur des services de stockage en nuage populaires tels que Dropbox ou One Drive ? Les utilisateurs de Scan.Plus peuvent télécharger des documents PDF numérisés directement sur leurs comptes Dropbox, ce qui les rend accessibles depuis n'importe quel appareil. Cette intégration rationalise le partage de documents et garantit que les fichiers sont stockés en toute sécurité dans le cloud.
Les prestataires de soins de santé gèrent un grand nombre de dossiers de patients, de fiches médicales et de documents administratifs. En numérisant les dossiers des patients à l'aide d'une application de numérisation et en les stockant dans un DMS, les organismes de santé peuvent améliorer la prestation des soins aux patients, garantir la conformité avec les normes réglementaires telles que HIPAA et améliorer l'efficacité opérationnelle grâce à des flux de travail documentaires rationalisés.
La comptabilité joue un rôle crucial dans les services financiers, notamment les banques, les assurances et les sociétés d'investissement. Ces institutions gèrent un large éventail de documents financiers, tels que les bilans, les comptes de résultat, les déclarations fiscales et les rapports d'audit. En numérisant et en gérant les documents financiers à l'aide d'une application de numérisation et d'un système de gestion de documents (SGD), les services financiers peuvent simplifier les processus comptables, améliorer la précision des rapports financiers et renforcer la conformité aux normes réglementaires.
Outre la gestion numérique de ces documents à l'aide d'une application de numérisation, les prestataires de services financiers peuvent bénéficier de notre modèle gratuit de contrat de comptabilité. Ce modèle couvre une série d'accords financiers, y compris les frais de paiement, les taxes, la confidentialité, la propriété du travail, les garanties et les lois gouvernementales. En utilisant ce modèle avec des solutions de gestion de documents numérisés, les institutions financières peuvent rationaliser les processus de création de contrats, garantir la conformité juridique et améliorer l'efficacité opérationnelle.
Les entreprises de construction sont confrontées à la documentation liée aux plans de projet, aux plans, aux permis réglementaires et aux accords contractuels. Outre la gestion numérique de ces documents à l'aide d'une application de numérisation et d'un système de gestion de documents (SGD), les entreprises de construction peuvent bénéficier de l'accès à un modèle de contrat de construction gratuit. Ce modèle couvre une gamme d'accords de construction, y compris les accords de sous-traitance, les propositions de projet, les termes, les permis, aidant les entreprises à simplifier les processus de création de contrats, à atténuer les risques juridiques et à assurer la cohérence de la documentation du projet.
En numérisant et en gérant les documents de construction à l'aide d'une application de numérisation et d'un DMS, les entreprises peuvent également améliorer la gestion de projet, rationaliser la communication entre les parties prenantes du projet et renforcer la conformité aux exigences en matière de sécurité et de réglementation.
Les sociétés immobilières gèrent des documents tels que des contrats de gestion immobilière ou des contrats de location. En numérisant et en gérant les documents immobiliers à l'aide d'une application de numérisation et d'un DMS, les entreprises peuvent faciliter les processus de transaction, améliorer le service à la clientèle et garantir la conformité avec les réglementations immobilières et les exigences légales.
De plus, notre outil de signature offre aux agents immobiliers une solution transparente pour finaliser les accords et les contrats. Outre la numérisation des documents, cet outil permet aux agents immobiliers de signer électroniquement des contrats juridiquement contraignants en toute sécurité. Ils peuvent ainsi gérer efficacement le processus de signature, qu'ils rencontrent des clients en personne ou qu'ils effectuent des transactions à distance. Grâce à cet outil en ligne, les agents immobiliers peuvent rationaliser leur flux de travail, se passer de papier et offrir à leurs clients une expérience de signature pratique et sécurisée, améliorant ainsi l'efficacité globale et la satisfaction des clients.
Les cabinets d'avocats traitent quotidiennement de grandes quantités de documents papier, notamment des dossiers d'affaires, des contrats et des mémoires juridiques. En numérisant ces documents à l'aide d'une application de numérisation et en les gérant dans un DMS, les professionnels du droit peuvent gérer le stockage des documents et améliorer la collaboration, en garantissant un accès rapide aux informations essentielles et en améliorant le service à la clientèle.
Scan.Plus est un scanner mobile sécurisé entièrement gratuit pour les particuliers et les entreprises.