¿Qué es un sistema de gestión de documentos digitales (DMS)?
¿Cómo colaboran las aplicaciones de escaneado y los sistemas de gestión de documentos (DMS) para mejorar los flujos de trabajo?
Una aplicación de escaneado como Scan.Plus sirve como punto de entrada para digitalizar documentos físicos, mientras que el DMS proporciona el marco para organizar, gestionar, proteger y compartir estos documentos digitales. Juntos, facilitan una gestión de documentos eficiente, segura y accesible, transformando los procesos tradicionales basados en papel en flujos de trabajo digitales racionalizados y sin papel.
La gestión de documentos digitales implica una serie de procesos y tecnologías diseñados para crear, almacenar, organizar, gestionar y proteger los documentos digitales a lo largo de su ciclo de vida. A continuación se explica cómo Scan.Plus mejora y simplifica estos procesos:
Escanear y digitalizar documentos en papel (Go Paperless)
Scan.Plus utiliza tecnología avanzada de escaneado basada en inteligencia artificial para convertir documentos en papel a formatos digitales. Gracias a la captura de imágenes de alta calidad y al reconocimiento óptico de caracteres (OCR), Scan.Plus garantiza que el texto de los documentos escaneados se extrae con precisión, lo que permite realizar búsquedas en ellos y editarlos. Estos documentos se almacenan en formatos digitales como PDF, lo que garantiza que estén listos para una gestión eficaz.
Además, si los usuarios necesitan firmar documentos electrónicamente, no hay necesidad de imprimirlos. Pueden completar todo el proceso en su móvil o en su ordenador de sobremesa utilizando una aplicación equipada como Sign.Plus, lo que permite gestionar y firmar documentos sin papeles y de forma transparente. Esto no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también mejora la comodidad y la seguridad de la gestión de documentos importantes.
Almacenar documentos escaneados
Una vez digitalizados los documentos con una aplicación de escaneado, pueden almacenarse en la propia aplicación o transferirse a un software de gestión documental. Un DMS proporciona un repositorio centralizado para estos documentos digitales, permitiendo a los usuarios organizarlos en carpetas y categorías. Este sistema estructurado facilita la gestión y recuperación de los documentos cuando es necesario.
Como se ha mencionado anteriormente, también es posible guardar todos los documentos en una aplicación de escaneado, como es el caso de la aplicación Scan.Plus. Puede categorizar sus documentos y filtrarlos como desee en función de la categoría. Esto simplifica el acceso a tus documentos desde cualquier dispositivo, incluso sin conexión a Internet.
Seguridad y conformidad
Un sistema de gestión de documentos (DMS) ofrece funciones de seguridad mejoradas, como cifrado, controles de acceso y registros de auditoría, que protegen los documentos escaneados de accesos no autorizados y garantizan el cumplimiento de los requisitos normativos. Las aplicaciones de escaneado suelen tener funciones de seguridad básicas, pero cuando los documentos se transfieren a un DMS, se benefician de estas medidas de seguridad avanzadas.
En cuanto a Scan.Plus, utilizamos un cifrado de datos avanzado y robusto para proteger su información confidencial. Su privacidad es nuestra máxima prioridad y queremos garantizar una encriptación completa de los datos y proteger su información confidencial frente a accesos no autorizados. Queremos que esté tranquilo sabiendo que sus documentos escaneados están protegidos en un entorno seguro.
Comparta documentos en línea y colabore
Tanto las aplicaciones de escaneado como los sistemas de gestión documental suelen permitir compartir documentos. Los usuarios pueden compartir documentos en varios formatos de archivo (por ejemplo, PDF, JPEG) directamente desde la aplicación de escaneado o a través del DMS. Esta funcionalidad facilita la colaboración, permitiendo a los miembros del equipo o a terceros acceder a los documentos y trabajar en ellos sin problemas.
Scan.Plus permite a los usuarios compartir documentos PDF directamente por correo electrónico. Con la integración de correo electrónico, los usuarios pueden escanear un documento dentro de la interfaz de Scan.Plus, convertirlo en un documento PDF y enviarlo a los destinatarios sin siquiera cambiar de aplicación.
¿Necesitacompartir documentos en servicios populares de almacenamiento en la nube como Dropbox o One Drive? Los usuarios de Scan.Plus pueden subir documentos PDF escaneados directamente a sus cuentas de Dropbox, para que sean accesibles desde cualquier dispositivo. Esta integración agiliza el uso compartido de documentos y garantiza que los archivos se almacenan de forma segura en la nube.
¿Qué sectores se benefician más de los sistemas de gestión documental y las soluciones de escaneado?
Sanidad
Los profesionales sanitarios gestionan un gran número de historias clínicas, historiales médicos y documentos administrativos. Al digitalizar los historiales de los pacientes con una aplicación de escaneado y almacenarlos en un DMS, las organizaciones sanitarias pueden mejorar la atención al paciente, garantizar el cumplimiento de las normas reglamentarias, como la HIPAA, y mejorar la eficiencia operativa mediante flujos de trabajo de documentos optimizados.
Servicios financieros
La contabilidad desempeña un papel crucial en los servicios financieros, como la banca, los seguros y las empresas de inversión. Estas instituciones manejan una amplia gama de documentos financieros, como balances, cuentas de resultados, declaraciones de impuestos e informes de auditoría. Al digitalizar y gestionar los documentos financieros con una aplicación de escaneado y un sistema de gestión de documentos (DMS), los servicios financieros pueden simplificar los procesos contables, mejorar la precisión de los informes financieros y mejorar el cumplimiento de las normas reglamentarias.
Además de gestionar estos documentos digitalmente con una aplicación de escaneado, los proveedores de servicios financieros pueden beneficiarse de nuestra plantilla gratuita de contrato contable. Esta plantilla abarca una serie de acuerdos financieros, incluidos los honorarios de pago, los impuestos, la confidencialidad, la propiedad del trabajo, las garantías y las leyes gubernamentales. Al aprovechar esta plantilla junto con las soluciones de gestión de documentos digitalizados, las instituciones financieras pueden agilizar los procesos de creación de contratos, garantizar el cumplimiento legal y mejorar la eficiencia operativa.
Construcción
Las empresas de construcción manejan documentación relacionada con planos de proyectos, planos, permisos reglamentarios y acuerdos contractuales. Además de gestionar estos documentos digitalmente con una aplicación de escaneado y un sistema de gestión de documentos (DMS), las empresas de construcción pueden beneficiarse del acceso a una plantilla de contrato de construcción gratuita. Esta plantilla cubre una amplia gama de acuerdos de construcción, incluidos los acuerdos con subcontratistas, propuestas de proyectos, condiciones y permisos, ayudando a las empresas a simplificar los procesos de creación de contratos, mitigar los riesgos legales y garantizar la coherencia en la documentación del proyecto.
Al digitalizar y gestionar los documentos de construcción con una aplicación de escaneado y un DMS, las empresas también pueden mejorar la gestión de proyectos, agilizar la comunicación entre las partes interesadas en el proyecto y mejorar el cumplimiento de los requisitos de seguridad y normativos.
Inmobiliario
Las empresas inmobiliarias manejan documentos como contratos de gestión inmobiliaria o contratos de arrendamiento. Al digitalizar y gestionar los documentos inmobiliarios con una aplicación de escaneado y un DMS, las empresas pueden agilizar los procesos de transacción, mejorar el servicio al cliente y garantizar el cumplimiento de la normativa inmobiliaria y los requisitos legales.
Además, nuestra herramienta de firma ofrece a los agentes inmobiliarios una solución perfecta para finalizar acuerdos y contratos. Además de digitalizar documentos, esta herramienta permite a los agentes inmobiliarios firmar electrónicamente contratos legalmente vinculantes con total seguridad. Esto les permite gestionar eficazmente el proceso de firma, tanto si se reúnen con clientes en persona como si realizan transacciones a distancia. Con esta herramienta en línea, los agentes inmobiliarios pueden agilizar su flujo de trabajo, prescindir del papel y ofrecer a los clientes una experiencia de firma cómoda y segura, mejorando la eficiencia general y la satisfacción del cliente.
Sector jurídico
Los bufetes de abogados manejan a diario grandes cantidades de documentación en papel, como expedientes de casos, contratos y escritos jurídicos. Al digitalizar estos documentos mediante una aplicación de escaneado y gestionarlos en un DMS, los profesionales del derecho pueden gestionar el almacenamiento de documentos y mejorar la colaboración, garantizando un acceso rápido a la información crítica y mejorando el servicio al cliente.
Los mejores sistemas de gestión de documentos
- Templafy para crear una serie de archivos dentro del sistema y gestionarlos desde una única fuente.
- M-File para avisarle si un documento se ha guardado dos veces.
- DocuWare para integrar el almacenamiento en la nube y la ofimática para crear un lugar de trabajo digital.
- Microsoft Sharepoint para colaborar, almacenar, organizar y compartir documentos de forma eficaz dentro de una organización.
Preguntas frecuentes
¿Es Google Drive un sistema de gestión de documentos?
¿Puede un SGD gestionar distintos tipos de documentos?
¿Es difícil pasar de un sistema en papel a un SGD?
¿Cuál es el mejor software de gestión documental?
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