¿Qué es un sistema de gestión de documentos digitales (DMS)?

Un Sistema de Gestión de Documentos (DMS) es una solución de software diseñada para organizar, gestionar, almacenar y rastrear documentos electrónicos (incluidas imágenes digitales) de información en papel. Facilita la digitalización de documentos físicos, haciéndolos accesibles, buscables y gestionables en un formato digital.

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¿Cómo trabajan juntos las aplicaciones de escaneo y los sistemas de gestión de documentos (DMS) para mejorar los flujos de trabajo?

Una aplicación de escaneo como Scan.Plus sirve como el punto de entrada para digitalizar documentos físicos, mientras que el DMS proporciona el marco para organizar, gestionar, asegurar y compartir estos documentos digitales. Juntos, facilitan una gestión de documentos eficiente, segura y accesible

La gestión de documentos digitales implica una serie de procesos y tecnologías diseñadas para crear, almacenar, organizar, gestionar y asegurar documentos digitales a lo largo de su ciclo de vida. Así es como Scan.Plus mejora y simplifica estos procesos:undefined

Escanea y digitaliza documentos en papel (Ve sin papel)

Scan.Plus utiliza tecnología de escaneo avanzada impulsada por IA para convertir documentos en papel en formatos digitales. Con captura de imagen de alta calidad y Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), Scan.Plus asegura que el texto de los documentos escaneados se extraiga con precisión, haciéndolos completamente buscables y editables. Estos documentos se almacenan en formatos digitales como PDF, asegurando que estén listos para una gestión eficiente.

Además, si los usuarios necesitan firmar documentos electrónicamente, no es necesario imprimirlos. Pueden completar todo el proceso en su móvil o escritorio utilizando una aplicación equipada como Sign.Plus, lo que permite una gestión y firma de documentos sin papel y sin problemas. Esto no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también mejora la conveniencia y la seguridad en el manejo de documentos importantes.

Almacenar documentos escaneados

Una vez que los documentos se digitalizan utilizando una aplicación de escaneo, se pueden almacenar dentro de la aplicación o transferirse a un software de gestión documental. Un DMS proporciona un repositorio centralizado para estos documentos digitales, permitiendo a los usuarios organizarlos en carpetas y categorías. Este sistema estructurado facilita la gestión y recuperación de documentos cuando se necesitan.

Como se mencionó anteriormente, también es posible mantener todos tus documentos dentro de una aplicación de escaneo, como es el caso de la aplicación Scan.Plus. Puedes categorizar tus documentos y filtrar tus documentos como desees según la categoría. Esto simplifica el acceso a tus documentos desde cualquier dispositivo incluso sin conexión a internet.

Seguridad y Cumplimiento

Un Sistema de Gestión de Documentos (DMS) ofrece características de seguridad mejoradas, como cifrado, controles de acceso y registros de auditoría, protegiendo los documentos escaneados de accesos no autorizados y asegurando el cumplimiento de los requisitos regulatorios. Las aplicaciones de escaneo suelen tener características de seguridad básicas, pero cuando los documentos se transfieren a un DMS, se benefician de estas medidas de seguridad avanzadas.

En cuanto a Scan.Plus, utilizamos cifrado de datos avanzado y robusto para proteger su información confidencial. Su privacidad es nuestra máxima prioridad y queremos garantizar un cifrado completo de los datos, y salvaguardar su información sensible de accesos no autorizados. Queremos que esté tranquilo sabiendo que sus documentos escaneados están protegidos dentro de un entorno seguro.

Comparte documentos en línea y colabora

Tanto una aplicación de escaneo como un DMS suelen soportar el intercambio de documentos. Los usuarios pueden compartir documentos en varios formatos de archivo (por ejemplo, PDF, JPEG) directamente desde la aplicación de escaneo o a través del DMS. Esta funcionalidad facilita la colaboración, permitiendo que los miembros del equipo o partes externas accedan y trabajen en documentos sin problemas.

Scan.Plus permite a los usuarios compartir documentos PDF directamente por correo electrónico. Con la integración de correo electrónico, los usuarios pueden escanear un documento dentro de la interfaz de Scan.Plus, convertirlo en un documento PDF y enviarlo a los destinatarios sin siquiera cambiar de aplicación.

‍¿Necesitas compartir documentos en servicios de almacenamiento en la nube populares como Dropbox o One Drive? Los usuarios de Scan.Plus pueden subir documentos PDF escaneados directamente a sus cuentas de Dropbox, haciéndolos accesibles desde cualquier dispositivo. Esta integración agiliza el intercambio de documentos y asegura que los archivos estén almacenados de forma segura en la nube.

Escanear y Compartir Documentos

¿Qué industrias se benefician más de los sistemas de gestión de documentos y soluciones de escaneo?

Cuidado de la salud

Los proveedores de atención médica gestionan extensos registros de pacientes, gráficos médicos y documentos administrativos. Al digitalizar los registros de pacientes con una aplicación de escaneo y almacenarlos en un DMS, las organizaciones de atención médica pueden mejorar la entrega de atención al paciente, garantizar el cumplimiento de normas regulatorias como HIPAA y mejorar la eficiencia operativa a través de flujos de trabajo documentales optimizados.

Servicios Financieros

La contabilidad juega un papel crucial en los servicios financieros, incluyendo la banca, los seguros y las firmas de inversión. Estas instituciones manejan una amplia gama de documentos financieros, como balances, estados de resultados, declaraciones de impuestos e informes de auditoría. Al digitalizar y gestionar documentos financieros con una aplicación de escaneo y un sistema de gestión de documentos (DMS), los servicios financieros pueden simplificar los procesos contables, mejorar la precisión de los informes financieros y aumentar el cumplimiento de las normas regulatorias.

Además de gestionar estos documentos digitalmente con una aplicación de escaneo, los proveedores de servicios financieros pueden beneficiarse de nuestra plantilla de contrato de contabilidad gratuita. Esta plantilla cubre una variedad de acuerdos financieros, incluyendo tarifas de pago, impuestos, confidencialidad, propiedad del trabajo, garantías y leyes gubernamentales. Al aprovechar esta plantilla junto con soluciones de gestión de documentos digitalizados, las instituciones financieras pueden agilizar los procesos de creación de contratos, garantizar el cumplimiento legal y mejorar la eficiencia operativa.

Construcción

Las empresas de construcción manejan documentación relacionada con planes de proyecto, planos, permisos regulatorios y acuerdos contractuales. Además de gestionar estos documentos digitalmente con una aplicación de escaneo y un sistema de gestión de documentos (DMS), las empresas de construcción pueden beneficiarse del acceso a una plantilla de contrato de construcción gratuita. Esta plantilla abarca una variedad de acuerdos de construcción, incluidos acuerdos con subcontratistas, propuestas de proyectos, términos, permisos, ayudando a las empresas a simplificar los procesos de creación de contratos, mitigar riesgos legales y garantizar la consistencia en la documentación del proyecto.

Al digitalizar y gestionar documentos de construcción con una aplicación de escaneo y un DMS, las empresas también pueden mejorar la gestión de proyectos, agilizar la comunicación entre las partes interesadas del proyecto y mejorar el cumplimiento de los requisitos de seguridad y regulatorios.

Bienes Raíces

Las empresas inmobiliarias manejan documentos como contratos de gestión de propiedades o contratos de arrendamiento. Al digitalizar y gestionar documentos inmobiliarios con una aplicación de escaneo y un DMS, las empresas pueden agilizar los procesos de transacción, mejorar el servicio al cliente y garantizar el cumplimiento de las regulaciones inmobiliarias y los requisitos legales.

Además, nuestra herramienta de firma ofrece a los agentes inmobiliarios una solución fluida para finalizar acuerdos y contratos. Además de digitalizar documentos, esta herramienta permite a los agentes inmobiliarios firmar contratos legalmente vinculantes de forma electrónica con total seguridad. Esto les permite gestionar de manera eficiente el proceso de firma, ya sea que se reúnan con los clientes en persona o realicen transacciones de forma remota. Con esta herramienta en línea, los agentes inmobiliarios pueden optimizar su flujo de trabajo, eliminar el papel y proporcionar a los clientes una experiencia de firma conveniente y segura, mejorando la eficiencia general y la satisfacción del cliente.

Industria Legal

Las firmas de abogados manejan grandes cantidades de documentación en papel todos los días, incluyendo expedientes de casos, contratos y escritos legales. Al digitalizar estos documentos utilizando una aplicación de escaneo y gestionarlos dentro de un DMS, los profesionales legales pueden gestionar el almacenamiento de documentos y mejorar la colaboración, asegurando un acceso rápido a información crítica y mejorando el servicio al cliente.

Los Mejores Sistemas de Gestión de Documentos

Templafy para crear una variedad de archivos dentro del sistema y gestionarlos desde un único feed.
M-File para alertarte si un documento ha sido guardado dos veces.
DocuWare para integrar almacenamiento en la nube y automatización de oficinas para crear un lugar de trabajo digital.
Microsoft Sharepoint para una colaboración, almacenamiento, organización y compartición de documentos eficientes dentro de una organización.

Preguntas Frecuentes

¿Es Google Drive un sistema de gestión de documentos?

Google Drive, aunque no es un Sistema de Gestión de Documentos (DMS) tradicional, ofrece muchas características que comúnmente se encuentran en un DMS y puede funcionar como un DMS básico para muchos usuarios y organizaciones.

¿Puede un DMS manejar diferentes tipos de documentos?

Sí, un DMS puede manejar una amplia variedad de tipos de documentos, incluidos documentos de texto, hojas de cálculo, PDFs, imágenes escaneadas, correos electrónicos y más.

¿Es difícil hacer la transición de un sistema basado en papel a un DMS?

La transición de un sistema basado en papel a un DMS implica digitalizar los documentos en papel existentes y capacitar al personal en el nuevo sistema. Aunque puede ser un proceso complicado, los beneficios a largo plazo de una mayor eficiencia y una reducción del desorden a menudo superan el esfuerzo inicial.

¿Cuál es el mejor software de gestión de documentos?

El mejor software de gestión de documentos incluye Microsoft SharePoint, conocido por su integración fluida con Microsoft Office; DocuWare, valorado por su interfaz fácil de usar y sus sólidas capacidades de integración; M-Files, que simplifica la organización de documentos con metadatos; Laserfiche, que ofrece características robustas de cumplimiento y seguridad; y Google Workspace, que proporciona herramientas de colaboración en tiempo real fáciles de usar.