Was ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwarelösung zur Organisation, Verwaltung, Speicherung und Nachverfolgung elektronischer Dokumente (einschließlich digitaler Bilder) von papierbasierten Informationen. Es erleichtert die Digitalisierung von physischen Dokumenten und macht sie in einem digitalen Format zugänglich, durchsuchbar und verwaltbar.

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Wie arbeiten Scan-Apps und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zusammen, um die Arbeitsabläufe zu verbessern?

Eine Scan-App wie Scan.Plus dient als Einstiegspunkt für die Digitalisierung von physischen Dokumenten, während das DMS den Rahmen für die Organisation, Verwaltung, Sicherung und gemeinsame Nutzung dieser digitalen Dokumente bildet. Zusammen ermöglichen sie ein effizientes, sicheres und zugängliches Dokumentenmanagement, das herkömmliche papierbasierte Prozesse in optimierte digitale Workflows umwandelt.

Das digitale Dokumentenmanagement umfasst eine Reihe von Prozessen und Technologien zur Erstellung, Speicherung, Organisation, Verwaltung und Sicherung digitaler Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus. Hier erfahren Sie, wie Scan.Plus diese Prozesse verbessert und vereinfacht:

Scannen und Digitalisieren von Papierdokumenten (Go Paperless)

Scan.Plus verwendet eine fortschrittliche, KI-gestützte Scantechnologie, um Papierdokumente in digitale Formate umzuwandeln. Mit hochwertiger Bilderfassung und optischer Zeichenerkennung (OCR) stellt Scan.Plus sicher, dass der Text aus gescannten Dokumenten genau extrahiert wird, sodass sie vollständig durchsuchbar und bearbeitbar sind. Diese Dokumente werden in digitalen Formaten wie PDF gespeichert und stehen so für eine effiziente Verwaltung bereit.

Wenn Benutzer Dokumente elektronisch unterschreiben müssen, brauchen sie diese nicht auszudrucken. Sie können den gesamten Prozess auf ihrem Mobiltelefon oder Desktop mit einer entsprechenden App wie Sign.Plus abschließen, was eine nahtlose, papierlose Verwaltung und Unterzeichnung von Dokumenten ermöglicht. Dies spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern erhöht auch den Komfort und die Sicherheit beim Umgang mit wichtigen Dokumenten.

Gescannte Dokumente speichern

Sobald Dokumente mit einer Scan-App digitalisiert wurden, können sie innerhalb der App gespeichert oder an eine Dokumentenmanagement-Software übertragen werden. Ein DMS bietet ein zentrales Repository für diese digitalen Dokumente, in dem die Benutzer sie in Ordnern und Kategorien organisieren können. Dieses strukturierte System erleichtert die Verwaltung und den Abruf von Dokumenten bei Bedarf.

Wie bereits erwähnt, ist es auch möglich, alle Ihre Dokumente in einer Scan-App zu speichern, wie es bei der Scan.Plus-App der Fall ist. Sie können Ihre Dokumente kategorisieren und je nach Kategorie filtern. Dies vereinfacht den Zugriff auf Ihre Dokumente von jedem Gerät aus, auch ohne Internetverbindung.

Sicherheit und Compliance

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Prüfprotokolle, die gescannte Dokumente vor unbefugtem Zugriff schützen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten. Scan-Apps verfügen in der Regel über grundlegende Sicherheitsfunktionen, aber wenn Dokumente an ein DMS übertragen werden, profitieren sie von diesen erweiterten Sicherheitsmaßnahmen.

Bei Scan.Plus verwenden wir eine fortschrittliche und robuste Datenverschlüsselung, um Ihre vertraulichen Informationen zu schützen. Ihre Privatsphäre hat für uns oberste Priorität, und wir möchten eine vollständige Datenverschlüsselung gewährleisten und Ihre sensiblen Informationen vor unbefugtem Zugriff schützen. Wir möchten, dass Sie sich darauf verlassen können, dass Ihre gescannten Dokumente in einer sicheren Umgebung geschützt sind.

Dokumente online teilen und zusammenarbeiten

Sowohl eine Scan-App als auch ein DMS unterstützen in der Regel die gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Benutzer können Dokumente in verschiedenen Dateiformaten (z. B. PDF, JPEG) direkt von der Scan-App oder über das DMS freigeben. Diese Funktion erleichtert die Zusammenarbeit, da Teammitglieder oder externe Parteien nahtlos auf Dokumente zugreifen und daran arbeiten können.

Scan.Plus ermöglicht es den Benutzern, PDF-Dokumente direkt per E-Mail zu teilen. Mit der E-Mail-Integration können Benutzer ein Dokument innerhalb der Scan.Plus-Benutzeroberfläche scannen, es in ein PDF-Dokument umwandeln und es an die Empfänger senden, ohne die Anwendung zu wechseln.

‍Müssen SieDokumente auf beliebten Cloud-Speicherdiensten wie Dropbox oder One Drive freigeben? Scan.Plus-Benutzer können gescannte PDF-Dokumente direkt in ihre Dropbox-Konten hochladen, sodass sie von jedem Gerät aus zugänglich sind. Diese Integration rationalisiert die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und stellt sicher, dass die Dateien sicher in der Cloud gespeichert sind.

Dokumente scannen und teilen

Welche Branchen profitieren am meisten von Dokumentenmanagement-Systemen und Scanning-Lösungen?

Gesundheitswesen

Gesundheitsdienstleister verwalten umfangreiche Patientenakten, Krankenblätter und Verwaltungsdokumente. Durch die Digitalisierung von Patientenakten mit einer Scan-App und deren Speicherung in einem DMS können Gesundheitseinrichtungen die Patientenversorgung verbessern, die Einhaltung gesetzlicher Standards wie HIPAA sicherstellen und die betriebliche Effizienz durch optimierte Dokumenten-Workflows steigern.

Finanzdienstleistungen

Die Buchhaltung spielt eine entscheidende Rolle bei Finanzdienstleistungen, einschließlich Banken, Versicherungen und Investmentfirmen. Diese Institutionen bearbeiten eine Vielzahl von Finanzdokumenten, wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Steuererklärungen und Prüfungsberichte. Durch die Digitalisierung und Verwaltung von Finanzdokumenten mit einer Scan-App und einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Finanzdienstleister ihre Buchhaltungsprozesse vereinfachen, die Genauigkeit der Finanzberichterstattung verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verbessern.

Neben der digitalen Verwaltung dieser Dokumente mit einer Scan-App können Finanzdienstleister auch von unserer kostenlosen Vorlage für Buchhaltungsvereinbarungen profitieren. Diese Vorlage deckt eine Reihe von Finanzvereinbarungen ab, darunter Zahlungsgebühren, Steuern, Vertraulichkeit, Eigentum an der Arbeit, Garantien und staatliche Gesetze. Durch den Einsatz dieser Vorlage in Verbindung mit digitalisierten Dokumentenmanagementlösungen können Finanzinstitute die Prozesse zur Vertragserstellung rationalisieren, die Einhaltung rechtlicher Vorschriften gewährleisten und die betriebliche Effizienz steigern.

Bauwesen

Bauunternehmen haben mit Dokumenten zu tun, die sich auf Projektpläne, Blaupausen, behördliche Genehmigungen und vertragliche Vereinbarungen beziehen. Zusätzlich zur digitalen Verwaltung dieser Dokumente mit einer Scan-App und einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Baufirmen vom Zugang zu einer kostenlosen Vorlage für Bauverträge profitieren. Diese Vorlage deckt eine Reihe von Bauverträgen ab, darunter Verträge mit Subunternehmern, Projektvorschläge, Bedingungen und Genehmigungen, und hilft Unternehmen, den Prozess der Vertragserstellung zu vereinfachen, rechtliche Risiken zu minimieren und die Konsistenz der Projektdokumentation sicherzustellen.

Durch die Digitalisierung und Verwaltung von Baudokumenten mit einer Scan-App und einem DMS können Unternehmen auch das Projektmanagement verbessern, die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten rationalisieren und die Einhaltung von Sicherheits- und Regulierungsanforderungen verbessern.

Liegenschaften

Immobilienunternehmen bearbeiten Dokumente wie Hausverwaltungsverträge oder Mietverträge. Durch die Digitalisierung und Verwaltung von Immobiliendokumenten mit einer Scan-App und einem DMS können Unternehmen Transaktionsprozesse reibungsloser gestalten, den Kundenservice verbessern und die Einhaltung von Immobilienvorschriften und gesetzlichen Bestimmungen sicherstellen.

Darüber hinaus bietet unser Signatur-Tool Immobilienmaklern eine nahtlose Lösung für den Abschluss von Vereinbarungen und Verträgen. Neben der Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht dieses Tool Maklern, rechtsverbindliche Verträge elektronisch und absolut sicher zu unterzeichnen. So können sie den Unterzeichnungsprozess effizient verwalten, unabhängig davon, ob sie Kunden persönlich treffen oder Transaktionen aus der Ferne durchführen. Mit diesem Online-Tool können Immobilienmakler ihre Arbeitsabläufe rationalisieren, papierlos arbeiten und ihren Kunden eine bequeme und sichere Unterzeichnung ermöglichen, was die Gesamteffizienz und Kundenzufriedenheit erhöht.

Rechtsindustrie

Anwaltskanzleien bearbeiten täglich große Mengen an papierbasierten Dokumenten, darunter Fallakten, Verträge und Schriftsätze. Indem diese Dokumente mit einer Scan-App digitalisiert und in einem DMS verwaltet werden, können Juristen die Dokumentenablage verwalten und die Zusammenarbeit verbessern, um einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen zu gewährleisten und den Kundenservice zu verbessern.

Die besten Dokumentenmanagementsysteme

Templafy für die Erstellung einer Reihe von Dateien innerhalb des Systems und verwalten sie von einem einzigen Feed.
M-File, um Sie zu warnen, wenn ein Dokument zweimal gespeichert wurde.
DocuWare für die Integration von Cloud-Speicher und Büroautomatisierung zur Schaffung eines digitalen Arbeitsplatzes.
Microsoft Sharepoint für die effiziente Zusammenarbeit, Speicherung, Organisation und gemeinsame Nutzung von Dokumenten innerhalb einer Organisation.

FAQs

Ist Google Drive ein Dokumentenmanagementsystem?

Google Drive ist zwar kein herkömmliches Dokumentenmanagementsystem (DMS), bietet aber viele Funktionen, die in einem DMS üblich sind, und kann für viele Nutzer und Organisationen als grundlegendes DMS dienen.

Kann ein DMS verschiedene Arten von Dokumenten verarbeiten?

Ja, ein DMS kann eine Vielzahl von Dokumenttypen verarbeiten, darunter Textdokumente, Tabellenkalkulationen, PDF-Dateien, gescannte Bilder, E-Mails und vieles mehr.

Ist es schwierig, von einem papiergestützten System auf ein DMS umzusteigen?

Die Umstellung von einem papiergestützten System auf ein DMS erfordert die Digitalisierung der vorhandenen Papierdokumente und die Schulung der Mitarbeiter im neuen System. Dies kann zwar ein aufwändiger Prozess sein, aber die langfristigen Vorteile einer verbesserten Effizienz und einer geringeren Unordnung überwiegen oft den anfänglichen Aufwand.

Was ist die beste Software für die Dokumentenverwaltung?

Zu den besten Dokumentenverwaltungssoftwares gehören Microsoft SharePoint, das für seine nahtlose Integration in Microsoft Office bekannt ist, DocuWare, das für seine benutzerfreundliche Oberfläche und seine starken Integrationsfunktionen geschätzt wird, M-Files, das die Organisation von Dokumenten mit Metadaten vereinfacht, Laserfiche, das robuste Compliance- und Sicherheitsfunktionen bietet, und Google Workspace, das benutzerfreundliche Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit bietet.

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