Was ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Wie Scanning-Apps und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zusammenarbeiten, um Arbeitsabläufe zu verbessern?
Eine Scan-App wie Scan.Plus dient als Einstiegspunkt zur Digitalisierung physischer Dokumente, während das DMS den Rahmen für die Organisation, Verwaltung, Sicherung und den Austausch dieser digitalen Dokumente bietet. Gemeinsam ermöglichen sie effizientes, sicheres und zugängliches Dokumentenmanagement, das traditionelle papierbasierte Prozesse in optimierte digitale Workflows verwandelt und papierlos macht.
Das digitale Dokumentenmanagement umfasst eine Reihe von Prozessen und Technologien, die darauf ausgelegt sind, digitale Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus zu erstellen, zu speichern, zu organisieren, zu verwalten und zu sichern. So verbessert und vereinfacht Scan.Plus diese Prozesse:
Scannen und Digitalisieren von Papierdokumenten (Papierlos werden)
Scan.Plus verwendet fortschrittliche KI-gestützte Scantechnologie, um Papierdokumente in digitale Formate umzuwandeln. Mit hochwertiger Bildaufnahme und Optischer Zeichenerkennung (OCR) stellt Scan.Plus sicher, dass der Text aus gescannten Dokumenten genau extrahiert wird, wodurch sie vollständig durchsuchbar und bearbeitbar sind. Diese Dokumente werden in digitalen Formaten wie PDF gespeichert, sodass sie bereit für eine effiziente Verwaltung sind.
Zusätzlich, wenn Benutzer Dokumente elektronisch signieren müssen, ist es nicht notwendig, sie auszudrucken. Sie können den gesamten Prozess auf ihrem Mobilgerät oder Desktop mit einer geeigneten App wie Sign.Plus abschließen, was eine nahtlose, papierlose Dokumentenverwaltung und -signierung ermöglicht. Dies spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern verbessert auch den Komfort und die Sicherheit im Umgang mit wichtigen Dokumenten.
Gespeicherte gescannte Dokumente
Sobald Dokumente mit einer Scan-App digitalisiert sind, können sie innerhalb der App gespeichert oder an eine Dokumentenmanagement-Software übertragen werden. Ein DMS bietet ein zentrales Repository für diese digitalen Dokumente, das es den Benutzern ermöglicht, sie in Ordnern und Kategorien zu organisieren. Dieses strukturierte System erleichtert die Verwaltung und den Abruf von Dokumenten, wenn sie benötigt werden.
Wie bereits oben erwähnt, ist es auch möglich, alle Ihre Dokumente innerhalb einer Scan-App zu behalten, wie es bei der Scan.Plus-App der Fall ist. Sie können Ihre Dokumente kategorisieren und filtern, wie Sie möchten, basierend auf der Kategorie. Dies vereinfacht den Zugriff auf Ihre Dokumente von jedem Gerät aus, selbst ohne Internetverbindung.
Sicherheit und Compliance
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Prüfprotokolle, die gescannte Dokumente vor unbefugtem Zugriff schützen und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten. Scanning-Apps verfügen in der Regel über grundlegende Sicherheitsfunktionen, aber wenn Dokumente in ein DMS übertragen werden, profitieren sie von diesen fortschrittlichen Sicherheitsmaßnahmen.
Bezüglich Scan.Plus verwenden wir fortschrittliche und robuste Datenverschlüsselung, um Ihre vertraulichen Informationen zu sichern. Ihre Privatsphäre hat für uns oberste Priorität, und wir möchten vollständige Datenverschlüsselung gewährleisten und Ihre sensiblen Informationen vor unbefugtem Zugriff schützen. Wir möchten, dass Sie beruhigt sind, da Ihre gescannten Dokumente in einer sicheren Umgebung geschützt sind.
Dokumente online teilen und zusammenarbeiten
Sowohl eine Scan-App als auch ein DMS unterstützen typischerweise das Teilen von Dokumenten. Benutzer können Dokumente in verschiedenen Dateiformaten (z. B. PDF, JPEG) direkt aus der Scan-App oder über das DMS teilen. Diese Funktionalität erleichtert die Zusammenarbeit, da Teammitglieder oder externe Parteien nahtlos auf Dokumente zugreifen und daran arbeiten können.
Scan.Plus ermöglicht es Benutzern, PDF-Dokumente direkt per E-Mail zu teilen. Mit der E-Mail-Integration können Benutzer ein Dokument innerhalb der Scan.Plus-Oberfläche scannen, es als PDF-Dokument konvertieren und es an Empfänger senden, ohne die Anwendungen wechseln zu müssen.
Müssen Sie Dokumente auf beliebten Cloud-Speicherdiensten wie Dropbox oder One Drive teilen? Scan.Plus-Benutzer können gescannte PDF-Dokumente direkt in ihre Dropbox-Konten hochladen, sodass sie von jedem Gerät aus zugänglich sind. Diese Integration optimiert das Teilen von Dokumenten und stellt sicher, dass Dateien sicher in der Cloud gespeichert sind.
Welche Branchen profitieren am meisten von Dokumentenmanagementsystemen und Scanning-Lösungen?
Gesundheitswesen
Gesundheitsdienstleister verwalten umfangreiche Patientenakten, medizinische Unterlagen und administrative Dokumente. Durch die Digitalisierung von Patientenakten mit einer Scan-App und deren Speicherung in einem DMS können Gesundheitsorganisationen die Patientenversorgung verbessern, die Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA sicherstellen und die betriebliche Effizienz durch optimierte Dokumentenworkflows steigern.
Finanzdienstleistungen
Die Buchhaltung spielt eine entscheidende Rolle im Finanzdienstleistungssektor, einschließlich Banken, Versicherungen und Investmentfirmen. Diese Institutionen bearbeiten eine Vielzahl von Finanzdokumenten, wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Steuererklärungen und Prüfungsberichte. Durch die Digitalisierung und Verwaltung von Finanzdokumenten mit einer Scan-App und einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Finanzdienstleister Buchhaltungsprozesse vereinfachen, die Genauigkeit der Finanzberichterstattung verbessern und die Einhaltung von regulatorischen Standards erhöhen.
Neben der digitalen Verwaltung dieser Dokumente mit einer Scan-App können Finanzdienstleister von unserer kostenlosen Buchhaltungsvertrag-Vorlage profitieren. Diese Vorlage deckt eine Reihe von finanziellen Vereinbarungen ab, einschließlich Zahlungsgebühren, Steuern, Vertraulichkeit, Eigentum an Arbeiten, Garantien und staatliche Gesetze. Durch die Nutzung dieser Vorlage in Verbindung mit digitalisierten Dokumentenmanagementlösungen können Finanzinstitute die Erstellung von Verträgen optimieren, die rechtliche Konformität sicherstellen und die betriebliche Effizienz steigern.
Bau
Bauunternehmen beschäftigen sich mit der Dokumentation zu Projektplänen, Blaupausen, behördlichen Genehmigungen und vertraglichen Vereinbarungen. Neben der digitalen Verwaltung dieser Dokumente mit einer Scanning-App und einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Bauunternehmen von einem kostenlosen Bauvertragsvorlage profitieren. Diese Vorlage umfasst eine Reihe von Bauverträgen, einschließlich Subunternehmerverträgen, Projektvorschlägen, Bedingungen, Genehmigungen, und hilft Unternehmen, die Erstellung von Verträgen zu vereinfachen, rechtliche Risiken zu mindern und Konsistenz in der Projektdokumentation sicherzustellen.
Durch die Digitalisierung und Verwaltung von Baudokumenten mit einer Scanning-App und einem DMS können Unternehmen auch das Projektmanagement verbessern, die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten optimieren und die Einhaltung von Sicherheits- und Vorschriftenanforderungen erhöhen.
Immobilien
Immobilienunternehmen bearbeiten Dokumente wie Verwaltungsverträge oder Mietverträge. Durch die Digitalisierung und Verwaltung von Immobiliendokumenten mit einer Scan-App und einem DMS können Unternehmen Transaktionsprozesse optimieren, den Kundenservice verbessern und die Einhaltung von Immobilienvorschriften und gesetzlichen Anforderungen sicherstellen.
Darüber hinaus bietet unser Signaturtool Immobilienmaklern eine nahtlose Lösung zur Finalisierung von Vereinbarungen und Verträgen. Neben der Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht dieses Tool Immobilienmaklern, rechtsverbindliche Verträge elektronisch und mit vollständiger Sicherheit zu unterzeichnen. Dies ermöglicht ihnen, den Unterzeichnungsprozess effizient zu verwalten, egal ob sie Kunden persönlich treffen oder Transaktionen aus der Ferne durchführen. Mit diesem Online-Tool können Immobilienmakler ihren Arbeitsablauf optimieren, papierlos arbeiten und den Kunden ein bequemes und sicheres Unterzeichnungserlebnis bieten, was die Gesamteffizienz und Kundenzufriedenheit erhöht.
Rechtsbranche
Rechtsanwaltskanzleien bearbeiten täglich große Mengen papierbasierter Dokumentation, einschließlich Akten, Verträgen und juristischen Schriftsätzen. Durch die Digitalisierung dieser Dokumente mit einer Scan-App und deren Verwaltung in einem DMS können Juristen die Dokumentenspeicherung verwalten und die Zusammenarbeit verbessern, um einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen zu gewährleisten und den Kundenservice zu optimieren.
Die besten Dokumentenmanagementsysteme
- Templafy zur Erstellung einer Vielzahl von Dateien innerhalb des Systems und zur Verwaltung dieser aus einem einzigen Feed.
- M-File zur Benachrichtigung, wenn ein Dokument zweimal gespeichert wurde.
- DocuWare zur Integration von Cloud-Speicher und Büroautomatisierung zur Schaffung eines digitalen Arbeitsplatzes.
- Microsoft Sharepoint für effiziente Zusammenarbeit, Speicherung, Organisation und Teilen von Dokumenten innerhalb einer Organisation.
FAQs
Ist Google Drive ein Dokumentenmanagementsystem?
Kann ein DMS verschiedene Arten von Dokumenten verwalten?
Ist es schwierig, von einem papierbasierten System auf ein DMS umzusteigen?
Was ist die beste Dokumentenmanagement-Software?
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